オーダーエントリーシステム（OES）とは、主に飲食店における注文受付から提供、会計に至るまでの業務をデジタル化し、業務の効率と利便性を高めるシステムです。
この記事では、オーダーエントリーシステムのメリット・デメリットや導入時に押さえるべきポイントまで詳しく解説します。POSレジと連携することでより便利になるオーダー管理の方法も紹介しているため、ぜひ参考にしてください。
目次
オーダーエントリーシステムとは
オーダーエントリーシステムは、オーダー管理をデジタル化したシステムのことです。Order Entry Systemの頭文字を取って「OES」と略して呼ばれることもあります。
オーダーエントリーシステムを利用すると、手書きの伝票が不要になります。お客様が注文されたメニューとその数量をOESの端末内で選択するだけでオーダー業務は完了します。注文データは、瞬時に自動で厨房に送信されて、厨房では送られたオーダーの内容を確認することができます。
ホールスタッフは、ホールと厨房を移動することなく厨房へ注文内容の伝達ができます。オーダー内容は手書きではなく印刷またはディスプレイに、テーブル番号などと一緒に表示されます。オーダーを受ける時も、調理をする時も配膳をする時にも、人的ミスは最小限に抑えられる仕組みです。
また、テーブルごとにバーコードやQRコードが印刷された伝票を発行し、そのコードでテーブルごとのオーダー内容を管理しています。そのため、会計時は注文内容を1つずつレジに入力する必要はなく、コードを読み取りまたはテーブルを選択するだけで注文内容を表示し会計することができます。これにより人的ミスを軽減できることはもちろん、迅速な会計業務を実現できます。
オーダー管理の大切さ
飲食店におけるフロアスタッフの主な業務は、お客様から注文を受け、伝票に記入し、その伝票を厨房に届け、調理された料理をお客様の席まで届ける、という一連の仕事です。
しかし、団体のお客様の来店時や、混雑時に大量の注文があった場合、オーダー管理をきちんと行っていなければ注文や配膳のミスが起こる可能性があります。
「間違ったテーブルに料理を運んでしまう」「新しい注文と配膳済みの伝票が混ざってしまう」「調理開始の優先順位が分からない」「注文伝票を厨房に届けられず、調理開始が遅れる」など、さまざまな問題が発生する可能性があります。
飲食店では、例えどんな状況であっても、ミスなくスピーディーな料理提供をお客様から求められます。まずは起こりうるミスを事前に回避できる手段を考えることが、店舗経営において大切なことだと言えます。
手書き伝票の問題点
大半の飲食店では既にオーダー管理でミスが発生しないように、防止策を講じています。
例えば、聞き間違いや書き間違いなどのミスを防止するため、復唱するなどの対策をしているお店も多いのではないでしょうか。それだけでは十分な対策とは言えません。混雑時には複数のお客様への対応を同時進行で行うことも多く、どうしてもミスが発生してしまいます。
キッチン側でも同時に何枚もの伝票が届けられるため、それらを整理しながら調理を行わなければなりません。また、配膳が遅れ、お客様から催促されて、はじめて伝票の紛失に気付くこともあるでしょう。
このようにアナログ管理ではどうしても限界があり、完全にミスをなくすことはできません。小規模な飲食店では、手書き伝票でオーダーを管理するお店も多々あると思います。座席数によっては、手書きの伝票でも十分な場合もあります。 しかし、座席数の多い飲食店なら、オーダーエントリーシステムのようなデジタル管理への切り替えを検討するのが望ましいでしょう。
オーダーエントリーシステムの種類
オーダーエントリーシステムは、次の3種類に分けられます。
ハンディターミナル型
| メリット | デメリット |
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ハンディターミナル型は、専用のハンディ型端末に注文内容を入力する形式のオーダーエントリーシステムです。
注文内容を入力して送信すると、すぐに厨房に伝達されるようになっています。丈夫な端末が多く、万が一濡れたり落としたりしても直ちに使えなくなる心配はありません。
ただし、端末費用が高いため初期費用や月額利用料の負担が大きい点や、使い慣れるまでに時間がかかる点がデメリットとして挙げられます。新人スタッフでも取り扱えるようにマニュアルを作成するなどして対策しましょう。
スマートフォン型
【スタッフが端末でオーダーを取る場合】
| メリット | デメリット |
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【来店客自身の端末でオーダーする場合】
| メリット | デメリット |
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スマートフォンに専用アプリをインストールすることで利用できるシステムです。専用端末に比べ導入コストが比較的安価で、手軽に始められます。スタッフがスマホでオーダーを取る方法と、来店客が自身のスマートフォンでQRコードを読み込んでオーダーしてもらう方法があります。
スマートフォンは多くの方が普段の生活で使っているため、操作に慣れている点がメリットといえます。
また、来店客のスマートフォンで注文する方法の場合は、スマートフォンが必須となるため、来店されたお客様がスマートフォンを保有していない場合はスタッフが直接注文を聞く必要があります。
タブレット型
| メリット | デメリット |
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タブレット型のオーダーシステムは各テーブルに設置する形で用いられるシステムです。専用端末または市販のタブレットにインストールするかでコストが変動します。
各テーブルごとに来店客自身でタブレットを操作して注文します。スタッフがテーブルまで行ってオーダーを取る必要がないのでフロアスタッフの人件費を削減できるほか、オーダーミスなど人為的なミスの防止にも繋がります。また、来店客が自由なタイミングで注文できるためオーダー数が多くなる傾向があり、居酒屋などでは客単価の改善による売上の増加も見込めます。
ただしテーブルに常設しているため、顧客による破損や盗難のリスクがある点には注意が必要です。ほこりや油汚れなどもつきやすいので、掃除は徹底するようにしましょう。
オーダーエントリーシステムを導入する目的・メリット
オーダーエントリーシステムは、主に下記のような目的で導入されています。
業務の効率化
オーダーエントリーシステムを活用すると、手書き伝票を渡すためにホールとキッチンを往復するような方法と比べて業務効率が大幅に改善します。ホールとキッチンを移動する必要がなくなり、1回のオーダーに対応する業務時間の短縮が可能です。そのため、特にホールスタッフの業務は大幅に効率化できるでしょう。
手書き伝票や口頭のオーダーでは、略称や細かな指示が伝わりづらく、キッチンスタッフの業務を滞らせる要因になります。一方、オーダーエントリーシステムなら、印刷またはディスプレイでオーダー内容を確認できるため、キッチンスタッフの業務効率化にも繋がります。
人件費の削減
オーダーエントリーシステムを導入するとフロアスタッフの業務が効率化され、少ない人員でもスムーズに店舗を運営できるようになります。その結果、人件費の削減が期待できるのも大きなメリットです。特に、来店客自身が注文できるモバイルオーダーやテーブルオーダーを活用するとホールスタッフの人数を抑えられ、さらなるコスト削減に繋がるでしょう。
加えて、直感的に操作できるシステムを選ぶことで、操作方法をレクチャーする手間や時間が軽減され、スタッフの教育コストを抑えられるというメリットもあります。
人手不足の解消
オーダーエントリーシステムによって業務が効率化されれば、スタッフの人数が少ない店舗でも余裕を持って運営できるようになるでしょう。
さらに、スタッフの業務負担を軽減して働きやすい職場環境を整備することで、離職率の低下も期待できます。このように、オーダーエントリーシステムは人手不足の解消にも大きな効果をもたらします。
回転率の向上
オーダーエントリーシステムにより、オーダーを通す時間が短くなることで、キッチンスタッフも手早く作業できるようになります。伝票の順番を整理することなどに気を配らなくて済むため、調理業務に専念できるようになるでしょう。その結果、客席に料理を届けるまでの時間も短縮されます。
そうすれば回転率も向上し、ランチタイムなどのピーク時には、これまで混雑していたことで利用できなかったお客様も利用できるようになります。そのため、売上アップや利益アップにも繋がるでしょう。
人為的ミスの軽減
オーダーエントリーシステムを使用することで、人為的ミスを軽減できます。特にタブレット型の場合には、スタッフではなくお客様がご自身で操作するため、スタッフ側のミスが発生しにくくなります。クレームも減り、スタッフのモチベーションも向上するでしょう。
ホールだけでなく調理場においても、注文の順番や内容が正確に表示されるため、調理ミスも大幅に減らせるでしょう。
さらに、会計業務の効率化も大きなメリットです。オーダーエントリーシステムがPOSレジと連携していれば、会計時の計算や注文情報の入力などの作業が不要になり、注文内容の入力ミスや計算ミスを防げるので、スムーズな会計により顧客を待たせずに済みます。
顧客満足度の向上
オーダーエントリーシステムを導入することで、顧客満足度の向上が期待できる点も大きなメリットです。
まず、料理の提供や会計にかかる時間を短縮できるため、「料理が遅い」といったクレームを防ぐ効果があります。さらに、セルフオーダー端末を導入すれば顧客が自身のタイミングで注文できるため、「店員を呼んでも来ない」といった不満も感じにくくなるでしょう。
加えて、オペレーションの効率化によりホールスタッフは案内や配膳業務に集中できるようになり、余裕を持った丁寧な接客が可能になります。その結果、サービスの質が高まり、顧客満足度の向上に繋がります。
オーダーエントリーシステムを導入する際のデメリット・注意点
オーダーエントリーシステムを導入するなら、次のような点に注意する必要があります。
コストがかかる
オーダーエントリーシステムは非常に便利でメリットも多くありますが、導入時にはある程度のイニシャルコスト（初期費用）の負担が必要です。特に専用のハンディターミナル型とタブレット型の場合には、導入時に専用端末を購入しなければなりません。
さらに、導入後には毎月のランニングコストの負担も必要なため、費用対効果をよく考えた上で導入を決めることが大切です。お店の規模によっては、オーダーエントリーシステムの導入で得られるメリットよりもコストが上回ってしまうこともあります。
不具合時の対応を考えておく
オーダーエントリーシステムは、ごく稀に不具合を起こしてしまうこともあります。
例えば、停電時やネットワークに不具合が生じた際などには使用できません。そのため、緊急時の対応方法をあらかじめ決めておくことが望ましいです。そうでないとうまく対応できず、お客様に迷惑をかけてしまう可能性があります。その際は、手書きの伝票を使用する方法が無難です。
現場スタッフへのレクチャーが必要
導入したオーダーシステムをオペレーションの中で正常に機能させるためには、使用する専用端末の操作方法をスタッフ全員が習得しなければなりません。特に専用のハンディターミナル型端末などは特殊な操作が必要なものもあるため注意が必要です。その点を考慮して、スタッフが慣れるまでは適宜フォローをする必要があるでしょう。
「USENハンディ」なら直感的に操作しやすいシンプルな設計のため、新人スタッフの方でもすぐに操作方法を覚えられます。詳しくは下記よりご覧ください。
オーダーエントリーシステムの機能
オーダーエントリーシステムには、次のような機能が備わっています。
オーダーの状況を管理する
オーダーエントリーシステムには、お客様のオーダー状況をリアルタイムで把握できる機能が備わっています。
飲食店の店内には、まだ注文をしていないお客様から、既に注文済みで料理を待っているお客様もいるでしょう。大きな店舗の場合、どのお客様が注文を済ませているのか把握するのは難しいです。店側のミスにより、適切な対応ができないこともあります。その点、オーダーエントリーシステムがあれば、オーダー状況をリアルタイムで確認できるので便利です。
決済をサポートする
オーダーエントリーシステムはレジと連携して、注文データをレジに送ることができます。オーダーは自動的に集計されるので、手動での集計作業は必要ありません。お客様が帰ろうとしてレジの前に来たら、すぐに合計金額を表示できます。手動で金額を入力することがないため、人為的ミスも減らせるでしょう。
顧客データの蓄積と分析
POSレジの中には、顧客データを蓄積できる機能が備わっているサービスもあります。来店顧客データを蓄積して分析することで、店舗の運営に役立てることもできます。
また、時間帯別の混雑具合の傾向を把握することで、適切な稼働スタッフの人数や配置を決めることができます。混雑しやすい時間帯は人数を増やし、余裕がある時間帯には少人数体制などスタッフの配置をコントロールできます。年代や性別による来店顧客の傾向などを把握し、新たなメニュー開発などの際に参考にすることも可能です。
POSレジとの連携
POSレジは売上データの管理や分析が行え、オーダーエントリーシステムとの連携に対応したものもあります。オーダーエントリーシステムとPOSレジを連携すると、会計時に注文情報を連携してレジ業務をスムーズに行えるようになることに加えて、売上データの細かい分析もできるようになります。
POSレジを活用すると、売れ筋商品の特定や客単価、曜日や時間帯ごとの売上推移など、様々なデータの分析が可能です。このように、オーダーエントリーシステムを導入して注文情報をデータ化し、POSレジと併用することで、より詳細なデータを分析できるようになります。
POSレジとセットになったオーダーエントリーシステムについて後ほど詳しく紹介するので、そちらもぜひチェックしてみてください。
他のシステムとの連携
POSレジは、様々なシステムとの連携が可能で、業務効率がさらに改善するでしょう。
例えば、会計システムと連携することで、会計データが自動で蓄積され、集計作業や手入力の必要がなくなります。基幹システムや顧客管理システムとの連携もできるため、様々なデータの分析にも役立つでしょう。
予約を受け付けている飲食店も多いため、予約管理システムとの連携も便利です。例えば、テーブルごとの在席と予約状況をハンディで確認できれば、お客様が来店した際の案内がスムーズにできるようになります。
連携できる外部システムの種類は、オーダーエントリーシステムによって異なります。会計ソフトや予約管理システムなどを導入している店舗では、「使用中のシステムと連携できるか」という点もチェックしておきましょう。
オーダーエントリーシステムの価格
オーダーエントリーシステムの導入にかかるコストは、導入するシステムや必要な端末数、導入機器の種類などによって大きく変動します。特に初期費用に関しては、「スタッフの人数分のハンディ端末を用意する」「テーブルごとにタブレットを設置する」「キッチンプリンタを導入する」といった場合に膨らみます。
一方、ランニングコストとしてはサービスの月額利用料がかかり、価格は無料のものから月1万円を超えるものまで様々です。必要な機能やサポート内容に応じて価格が異なるため、自店舗に合ったコストのバランスを意識して導入するサービスを選びましょう。
POSレジとセットになったオーダーエントリーシステム
オーダーエントリーシステムの機能が組み込まれているPOSレジなら、さらに便利です。ここでは、POSレジのオーダー管理の方法とそのメリットをご紹介します。
OES機能付きのPOSレジを用いたオーダー管理の方法
OESと連携できるPOSレジは、オーダーエントリーシステムまたは、レジ本体から注文を入力し、厨房に設置したキッチンプリンターから注文情報を印刷できます。そのため、フロアスタッフが注文情報を厨房に伝えに行く必要はなく、フロアスタッフの業務効率改善に繋がります。
また、注文内容の変更や複数テーブルの会計の合算などがあった場合も、OESと連携できるPOSレジであれば、注文情報はリアルタイムでレジの端末に反映されるので、円滑に対応可能です。
さらに、デシャップ伝票の印刷に対応したPOSレジもあります。デシャップ伝票とは、テーブルごとの注文情報一覧の横にチェックボックスが印刷された伝票です。配膳が済んだ料理をチェックすることで、テーブルや料理の配膳ミスを防ぐことができます。POSレジとOESの機能を活用することで、スタッフのオーダー管理が円滑になります。
例えば、PC型POSレジの「USENレジ」ならハンディ端末やタブレットオーダーといったOES機能との連携が可能で、操作性に特化した高性能PCと大画面のタッチパネルで会計もスムーズに行えます。ぜひご活用ください。
売れ筋メニューの把握
売れ筋・死に筋メニューの把握は、部門別売上・時間別データ集計・ABC分析などの分析機能を使えば、集計からデータのグラフ化まで自動で行えます。エクセルや集計ツールを使って表やグラフを作成するとなると、時間がかかる上に入力ミスの可能性も出てきます。しかし、POSレジであれば、会計後のデータがクラウドサーバに保管されているため、売上実績の集計から分析まで瞬時に正確に行うことができます。
売れ筋メニューを把握し、来店顧客が今何を求めているのかを理解することで、より顧客のニーズに沿ったメニュー改良や顧客へのアプローチが可能になるでしょう。また、季節メニューを始めるタイミングも掴みやすくなるはずです。
スピーディーな対応が顧客満足度向上に繋がる
POSレジとOESを連携することで、オーダーから配膳までの対応時間を短縮できます。
例えば、フロア担当がキッチンまで注文を伝えに行く時間が省けるので、注文から調理開始まで、よりスピーディーな対応ができます。また、フロアの業務に集中できるようになることで、「注文を取ってほしい」「お冷がほしい」といった、お客様の要望にも迅速に対応できるでしょう。
さらに、OESがあれば調理開始のタイミングをフロアにいながら厨房に知らせることも可能なので、ドリンクやコース料理の提供を最適なタイミングで行うことができます。
お客様の「今欲しい」という希望に素早く応えることができるので、顧客満足度の向上にも繋がります。
スピーディーな対応は飲食店の回転率を上げるためにも必要です。
料理提供までの時間が短くなれば、その分お客様の滞在時間は短くなり、来客数を増やすことができます。お客様にとっても注文後の待ち時間が少なく、双方にとってメリットがあると言えるでしょう。
オーダーエントリーシステムの選び方
オーダーエントリーシステムには多くのメリットがあるため、導入を検討している店舗も多いでしょう。しかし、オーダーエントリーシステムは種類が多く、「どの製品を選ぶべきか分からない」という声も聞かれます。
ここでは、それぞれの店舗に合うオーダーエントリーシステムの選び方を紹介するので、ぜひ参考にしてください。
機能
オーダーエントリーシステムは基本的な注文機能に加えて、注文状況の確認や調理の指示、手書きメモなど製品によって様々な機能差異があります。また、ハンディターミナル型・スマートフォン型・タブレット型と種類も分かれているので、まずは店舗の規模やスタイルなどを考慮して適したものを選びましょう。
例えばメニューの提案などお客様とのコミュニケーションを重視するなら、スタッフが注文を取りに行くハンディやスマートフォンが向いています。また、食材や焼き加減など同じメニューでも異なる調理が発生する場合は、調理指示やメモに対応したものが便利です。
デシャップ印刷（キッチンへのオーダー連携や注文伝票の印刷）などに対応していない製品もあるため、特に重視する機能を明らかにした上で製品を選ぶようにしましょう。会計システムなどと連携したい場合は、使用中のシステムと連携できるかどうかの確認も必要です。
設定の柔軟性
テイクアウトやコース料理、お酒の細かな割り方の設定など、自店舗のメニューに合わせた登録が可能かどうかも重要です。想定しているメニュー表示ができないと、正確に注文が取れなかったり、メニューが来店顧客に伝わりづらくなってしまいます。
ランチとディナータイムでメニューの切り替えが可能か、売り切れメニューの表示や限定メニューを強調表示できるかなど、柔軟なメニュー登録と表示ができるかどうかは特によく確認しておきましょう。
操作性
オーダーエントリーシステムは操作性も重要です。操作画面がシンプルで分かりやすいものを選びましょう。直感的に操作できるシステムであれば、スタッフやお客様が迷わず操作できます。
操作方法が分かりづらいと、スタッフが操作を覚えるのに苦労したり、操作ミスが頻繁に発生したりするおそれがあります。お客様が操作するタブレット型の場合は、操作に迷ったお客様からの問い合わせが増え、かえって業務効率が落ちてしまうかもしれません。
このように、オーダーエントリーシステムの操作性は業務効率を左右するため、できるだけ操作が簡単なものを選んでください。
コスト
導入コストは製品によって異なります。初期費用と月額費用を比較して、費用対効果の高いものを選びましょう。
実際にどの程度のコストがかかるかは、導入するシステムや機器、契約するプランの月額利用料などによって変わります。機能や操作性で導入候補となる製品を絞り込んだら、見積もりを依頼して具体的な導入コストを比較してみましょう。
システム連携への対応
オーダーエントリーシステムを導入する際は、他のシステムと連携できるかも重要なポイントです。特にPOSレジと連携できるシステムであれば、売上や会計管理の多くが自動化され、店舗のオペレーションがさらにスムーズになります。
また、客数や客単価などの情報もリアルタイムで記録・更新・蓄積されるため、顧客の来店分析や集客施策を立てる上でも有用です。こうしたシステムとの連携機能があれば、業務効率化だけでなく店舗運営における戦略設計にも役立つでしょう。
サポート
導入前の相談や提案、導入後の問い合わせ対応など、受けられるサポートについても確認しておきましょう。導入前後のサポートが手厚い製品を選べば、スムーズにオーダーエントリーシステムの運用を始められます。
オーダーエントリーシステムと手書き伝票ではオペレーションが大きく変わるため、事前のスタッフトレーニングが必要です。導入時の設定作業やスタッフトレーニングまでサポートしてくれるところもあるため、製品ごとの具体的なサポート内容も比較してみてください。
POSレジとオーダーエントリーシステムをセットで導入するなら「USENレジ」
POSレジとオーダーエントリーシステムをセットで導入したいと考えている人には、「USENレジ」がおすすめです。USENレジは飲食店のために開発されたPC型POSレジで、タブレットと比較して操作性に優れた大画面のタッチパネルやレジ専用の高性能PCによってスムーズに会計業務を行えます。
ハンディ端末やセルフオーダー、モバイルオーダーや券売機など多彩なオーダーシステムに対応しているため、それぞれの店舗に適したオーダーエントリーシステムを選んで導入できるのが特徴です。
例えばハンディターミナル型なら、「USENハンディ」との組み合わせがおすすめです。USENレジと連携できるのはもちろん、手書きメモや調理指示、タイマー機能やテーブル移動など多くの機能が備わっています。
飲食店の業務効率化を目指している人は、ぜひUSENレジとUSENハンディをご活用ください。
オーダーエントリーシステムの導入事例
オーダーエントリーシステムは飲食店を中心に多くの店舗で活用されています。実際にオーダーエントリーシステムを導入し、店舗課題の解決や顧客満足の向上に成功した事例を紹介します。
すし食堂ito
『すし食堂ito』様では、店舗の1階にオーダーシステム「USEN HANDY」を、2階にモバイルオーダーシステムの「USEN SelfOrder MOBILE」を導入しています。
以前は手書注文で、1階と2階それぞれにスタッフを配置する必要がありました。システム導入後は、オペレーションの省力化に成功。2階までオーダーを取りにいく必要がなくなり、一番こだわりたい料理の調理に人員を回せるようになりました。
また、分析機能のデータから顧客の新しいニーズを発見。データをもとに新メニューを考案し、集客・売上に繋げることに成功しています。
※現在以下サービス提供へ変更しております
USEN HANDY → USEN ハンディ
USEN SelfOrder MOBILE → USEN Mobile Order
あや鶏 博多筑紫口店
『あや鶏 博多筑紫口店』様では、オーダーミスなどスタッフのオペレーションミスが多く、お客様を待たせてしまったり、レジ締め時の過不足につながったりといった課題がありました。
そこで、「誰でも扱える操作しやすいツールにする必要がある」という判断に至り、スマホでオーダーが取れる「USENレジ FOOD」「USEN HANDY」を導入。想定していた通り、普段の生活で使い慣れているスマホとあって目に見えてミスが減り、オペレーションがうまく機能するようになりました。
※現在以下サービス提供へ変更しております
USENレジ FOOD → USENレジ
USEN HANDY → USEN ハンディ
まとめ
飲食店では混雑時に、様々なミスが起こる可能性があります。そのようなミスを減らすためには、POSレジが役立ちます。さらに、POSレジとOESの連携によりオーダー管理が円滑になるほか、顧客管理などの分析も容易になります。
POSレジとOESを連携させたい場合には、飲食店向けPOSレジ「USENレジ」がおすすめです。飲食店専用に開発された端末を提供し、耐久性に優れたハンディ端末やモバイルオーダー、タブレットオーダーなど多彩なOES機能との連携に対応しています。
導入時から導入後まで、全国のエリア担当による伴走支援を行っているため、まずはお気軽にお問い合わせください。
