飲食店で使われるハンディですが、まだ手書きで注文を取っている店舗もあるのではないでしょうか。チェーン店を始め多くの店舗では、ハンディを使ってオーダーを取っています。この記事では、ハンディの導入を考えている人に向けて、導入の仕方や使い方、ハンディ選びのポイントについて解説します。
目次
ハンディとは？
ハンディ（ハンディターミナル）とは、飲食店で注文を取るときに用いられるシステムです。
受けた注文をハンディ端末に入力・送信すると、自動でキッチンに連携されてオーダーが流れる仕組みになっています。この仕組みは、オーダーエントリーシステム（OES）とも呼ばれます。
注文を受けたホールスタッフがキッチンに伝えに行く必要がなく、業務の効率化につながります。手書きで伝票に記入するやり方よりも手早いのはもちろん、注文の受付ミスを大幅に減らせるでしょう。
ハンディを導入するメリット
飲食店でハンディを導入すると、多くのメリットがあります。どのようなメリットがあるか詳しく見ていきましょう。
オーダーミスの減少
ハンディを導入するメリットとしてまず挙げられるのが、注文ミスの減少です。手書き伝票の場合、書いた文字が読みにくく、伝達ミスが起きるなどのエラーがみられます。とくに、繁忙時に急いでいるときに多く起こるでしょう。
ハンディはスタッフが手元ではっきりメニューを確認できるため、注文の取り違いが少なくなります。また、キッチンに自動連携されるため、伝え間違い、聞き間違いなどの伝達ミスが出なくなるのがハンディのメリットです。
人的コストの削減
ハンディは全てのメニューを読み込めるため、新人スタッフがメニューを覚える必要がありません。そのため、経験の浅いアルバイト人員でも安定したパフォーマンスが期待できるでしょう。熟練した従業員に育てなくてもよいため、教育コストを抑えられます。
また、オーダーミスが減ることで、調理ミスによる無駄なフードロスがなくなるのもメリットの一つです。
業務効率化
ハンディの導入によって、業務効率化を図れます。キッチンに注文を伝えに行く必要がないため、ホールスタッフが往復する時間の削減が可能です。さらに、他のテーブルからの注文を取りに行く時間が早くなれば、料理の提供時間も短縮できます。結果として、顧客の満足度も高められるでしょう。
手書き伝票とは違い、ハンディで送られた顧客の注文情報はPOSレジに自動で記録されるので、レジ業務の軽減にもつながります。
ハンディを導入するデメリット
ハンディの導入はメリットだけではありません。デメリットもしっかり把握しつつ、上手にハンディを活用するのがおすすめです。
コストがかかる
ハンディ端末の導入は月額利用料などのコストがかかります。スマホをハンディとして利用する場合など、最低限のオーダー管理、テーブル管理であれば無料で導入できるものもあります。また、POSレジと連携させる場合はハンディ単体での導入はできないケースが多く、やはり費用がかかります。
ただし、従業員の手間や人的ミスを減らせるので、ハンディを導入すると人件費の削減や業務効率化につながります。結果としてコストを抑えられるケースも多いでしょう。また、低価格から始められるものもあるので、比較・検討して選定するのがおすすめです。
使い始める前に準備が必要
ハンディを導入した当初は、操作に慣れるのが必要です。操作自体はそれほど難しくありませんが、機能が充実しているほど操作手順も多様になるので、導入する際にマニュアルの作成が求められる場合もあります。
スマホをハンディとして使うタイプであれば、普段からスマホを使い慣れていれば操作がすぐに覚えられるでしょう。直感的に操作できれば、実際に使い始めるまでの準備期間も少なくてすみます。
ハンディの選び方
ハンディにはメリット・デメリットをふまえて、どういったものを使えば良いか、選び方のポイントを紹介します。ハンディの導入を検討する際の参考にしてください。
ハンディ（機械もしくは店舗用スマホ）を決める
ハンディにはハンディ専用の機械もあります。一方、近年ではスマホにアプリ・システムを入れてハンディとして使用できるタイプも増えました。現代ではスマホの方が慣れている人も多く、扱いやすいといえるでしょう。また、専用のハンディを買うより、スマホにシステムを入れる方が導入費用を抑えられる傾向にあります。
POSレジと連携できるものを選ぶ
POSレジと連携できるものを選ぶのがおすすめです。POSレジとの連携によって、注文内容が自動でレジに反映されます。レジで伝票を見て入力し直す必要がないので、会計がスムーズに行えるのが最大のメリットです。会計作業が早くなれば混雑緩和にもなり、お店の回転率も上がるでしょう。また、蓄積された情報を元に売上分析や在庫管理も可能です。
ハンディを導入するならPOSレジ連動がおすすめ
ハンディを導入するなら、より業務の効率化を図れるPOSレジ連動がおすすめです。POSレジと連動させるメリットを解説します。
会計がスムーズになる
ハンディとPOSレジが連動していると、会計対応が非常にスムーズになります。商品の内容・金額などの情報が注文を受けた段階で即時反映されるので、レジで伝票を見てあらためて注文内容を打ち直す必要がありません。会計時間がスピーディーになれば、レジ前での混雑解消につながり、お客さまを待たせることなく会計処理ができます。
ヒューマンエラーを減らせる
ハンディとPOSレジの連動は、ヒューマンエラーを減らせます。従来の手書き伝票の管理では、注文時とレジ会計時に内容を照らし合わせなければいけません。ハンディとPOSレジが連動していれば、注文で記録した伝票の情報がそのままPOSレジに飛ばされるため、レジでの打ち間違いがなくなります。スマホハンディであれば直感的な操作が可能なので、さらにミスが少なくなるでしょう。
売上情報をすぐに記録できる
ハンディとPOSレジの連動は、売上情報をすぐに記録できるのもメリットの一つです。いつ・誰が（年齢や性別）・何人で・何を注文したかなどの情報が記録でき、データが蓄積されます。このデータを活用し、混雑しやすい時間や曜日ごとによく出るメニューの傾向・分析などが可能です。また、在庫の管理に紐づけた活用もできます。
ハンディの便利な機能例
ハンディは、注文を取る機能だけではなく様々な機能があります。ここでは、ハンディの便利な機能例をご紹介します。
注文管理
ハンディの最も基本的な機能が注文管理です。受けた注文をハンディへ入力し、キッチンへ送信します。各テーブルの配膳状況を確認できる機能もあり、提供遅れへの対応、お客さまからの問いかけにもすぐ答えられるでしょう。
調理指示
キッチンへ細かい調理指示を送る機能もあります。例えば「ねぎ抜き」など、お客さまから多い要望などをあらかじめハンディに登録しておけば、キッチンへ調理指示を出す手間を減らせるでしょう。直接ハンディに文字を書けるコメント機能もあります。
売り切れメニュー対応
売り切れになったメニューを登録して、残数管理を行えるのも便利な機能の一つです。登録しておけば注文時に品切れメニューをアナウンスできるので、間違って売り切れメニューのオーダーを受けてしまうのを防げます。
リアルタイム集計
受けた注文情報をリアルタイムで集計し、その場で表示・確認できる機能です。売上状況はもちろん、メニューの出数などをリアルタイムで把握できるため、在庫切れの恐れがあるメニューを全員が把握できます。また、メニューの集中によるキッチンの急な仕込みなども予測が可能です。
テーブル管理
ハンディを使ってテーブル管理も行えます。空席状況が一目で把握できるので、ご案内などがスムーズに行えるでしょう。そのほかにも、料理の提供状況を確認でき、お客さまへの対応・サービスに反映させられます。
レジへの注文内容転送
レジへ注文内容を転送できます。オーダー内容に変更があった場合も、修正すると即座に反映され会計ミスなども起こりません。会計後も情報がそのまま転送されるため、支払い済みの会計情報をいつでも確認できます。
ハンディを使ったオペレーションの流れ
ハンディで注文を取る際は、基本的な手順があります。オペレーションの流れを見ていきましょう。
1.注文（スタッフ）
まず、スタッフが注文を取ります。注文された通り、手元のハンディに表示されているメニューを選ぶだけです。お客さまへの復唱確認も、ハンディに打ち込んだメニューを一覧で表示させて読み上げられます。
2.伝達
ハンディに受けた注文を入力すると、キッチンへ自動で注文内容が送信されます。手書き伝票をキッチンへ持って行って、口頭でオーダーを通しに行く必要はありません。そのまま次の注文を取りに行く、別の作業に移るなどできます。
3.配膳
ハンディで注文を取った順番にキッチンへオーダーが流れ、調理された料理をテーブルへ配膳します。注文を取った順番が守られるので、スムーズな配膳が可能です。複数人で注文を取っている場合でも、順番通りにデータが送られるので提供の前後などが起きません。
4.お会計 ※POSレジ連携の場合
POSレジと連携している場合は、オーダーを取った段階でPOSレジへデータが送られます。最後の料理を提供した際に、伝票をお渡しし、顧客がレジに伝票を持って来てお会計するという流れが一般的です。ハンディで取った注文内容がそのまま届くため、他のお客さまとの混同やミスが起きません。
ハンディ選びの4つのポイント
ハンディを導入するときは、押さえておきたいポイントがあります。ここでは、ハンディ選びの4つのポイントを解説します。
POSレジとハンディが連携しているか
POSレジとハンディが連携できるかを確認しましょう。レジへの連携がオペレーションにおいて便利なのはもちろん、情報の記録・蓄積ができ店舗運営において活用の幅が広がります。集計データを元に集客の戦略を立てられるので、在庫のコスト管理なども行えます。店舗運営・経営の観点からも、POSレジとハンディの連携は重要です。
使い方が簡単か
ハンディ選びにおいては、いかに使いやすいかも重要です。昔ながらの古いタイプのハンディ機器だと、最近のものに比べて操作性が複雑な場合もあります。価格が安いというだけで判断して、使いにくい場合もあるので注意が必要です。スマホをハンディとして導入する場合は、直感的に操作できて扱いやすいので、システムに早く慣れるでしょう。
導入コスト・利用コストの価格があっているか
導入コスト・利用コストが、価格に見合っているか確認しましょう。ハンディを導入すれば、人件費など、さまざまな面でコストカットできますが、システム自体にお金がかかってしまっては本末転倒です。多様な機能があっても、必要がないものばかりそろっていては無駄なコストがかかります。必要な機能、店舗の規模との兼ね合いなどを考慮して、目的にマッチしたハンディを選びましょう。
充実したサポート体制があるか
ハンディを導入した後のサポート体制が充実しているかも選ぶポイントです。事前に使い方や機能、設定方法を一通り確認していても、実際に使っているうちに疑問が出てくることも多いでしょう。その場合、担当者がすぐに対応してくれれば安心です。機材のトラブルが発生すると営業に支障が出てしまうので、レスポンスが早いか、対応が適切かどうかは大切です。
ハンディに関するよくあるQ&A
ハンディを初めて導入する人にとっては、色々な疑問があるでしょう。ここでは、ハンディについてよくある質問をまとめました。
Q. 導入後の初期設定は難しいですか？
A. 機械の設定を行う必要があるので、サポートが付いたハンディを選ぶのがおすすめです。
導入時には基本的に設定マニュアルが付属しており、その通りに初期設定を進めれば使用可能です。しかし、実際に機器を操作しながら説明をしてもらわなければ分かりづらいことも多いので、サポートサービスが付いたハンディを選ぶとより安心でしょう。
Q. キッチンでのオーダー確認はどのように行いますか？
A. 主に、キッチンにある機械からオーダー内容が印刷されます。
多くの場合、ハンディで注文操作をすると、キッチンにあるプリンタなどにデータが送られ伝票が印刷される仕組みになっています。キッチンではその伝票を確認して、調理内容を確認し、注文順に提供します。調理指示なども伝票に記載されるので、確認してその通りに調理を行うという流れです。
Q. 細かい指定など注文に補足したい場合はどう伝えるのですか？
A. メモ機能や注釈付きの注文に対応できるハンディがあります。
ハンディには登録したメニューをそのまま注文内容として印字させる他に、直接手書きができるメモ機能や、注釈付きの注文に対応できるタイプのものもあります。これらの機能は、まれにある顧客からの要望などへの対応が可能です。例えば「卵抜き」など、アレルギーのお客さまへの対応などには非常に有用な機能といえます。
ハンディを導入して顧客の満足度を高めよう！
飲食店でハンディを導入するメリットは非常に大きいです。手書き伝票で行っていた作業を大幅に短縮できるため、店舗業務を効率化につながります。また、オペレーションをスムーズにするのはもちろん、データの収集や蓄積によって集客にも期待できるでしょう。店舗運営・経営の視点から見ても、ハンディを導入するのがおすすめです。
業務効率化や情報を活用した店舗運営は、顧客により良いサービスを提供するホスピタリティの向上につながります。メリットの多いハンディの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
USENでは、シンプルかつ直感的な操作性のハンディをはじめとして、便利な機能を多数備えたオーダーエントリーシステムを用意しています。ハンディだけでなく、店舗の業務効率化やコストの削減を考えている方は、一度お問い合わせください。
