飲食店において棚卸しは非常に重要な業務の一つです。棚卸しを適切に行うことで、在庫の管理や経営の効率化に大きく寄与します。特に飲食店では、食品や飲料の在庫が日々変動するため、正確な在庫管理が求められます。また、棚卸しは売上総利益の把握や確定申告など、経営全般においても欠かせない作業です。本記事では、飲食店の棚卸しについて、基本的な流れや効率化のコツを詳しく解説し、経営改善に役立つ情報を提供します。
目次
棚卸しとは
棚卸しとは、在庫の数量や価値を確認・記録する作業のことを指します。特に飲食店では、食品や飲料の在庫が日々変動するため、定期的に棚卸しを行うことが求められます。棚卸しの目的は、正確な在庫状況を把握し、売上総利益や経費を正確に計算することです。
棚卸しは、大きく分けて定期棚卸しと循環棚卸しの2つの方法があります。定期棚卸しは、一定の期間ごとに全ての在庫を確認する方法で、通常は月末や四半期末に行われます。循環棚卸しは、毎日や週ごとに一部の在庫を順次確認する方法で、日常的な在庫管理に適しています。
飲食店で棚卸しが重要な理由
棚卸しが重要な理由はいくつかあります。棚卸しを行うことで、在庫の状況を正確に把握し、適切な仕入れやコスト管理が可能になるため、無駄な廃棄を減らして効率的な経営を実現できます。また、売上総利益の把握や正確な確定申告など、経営全般においても欠かせない作業です。以下に具体的な理由を挙げて解説します。
在庫状況の確認・仕入れの適正化・コスト削減
飲食店において、在庫状況の把握は非常に重要です。定期的な棚卸しにより、適正な在庫量を維持し、効率的な経営を実現できるでしょう。
在庫の適正な管理ができていないと、過剰在庫や不足在庫が発生しやすくなります。過剰在庫は食品ロスを招き、無駄なコストがかかります。一方、不足在庫は販売機会を逃し、顧客の満足度を下げるリスクがあるでしょう。
定期的に棚卸しを行うことで、実際の在庫と帳簿上の在庫を照らし合わせることができ、仕入れの適正化が図れます。必要なものを必要な時に適切な量だけ仕入れることができれば、コスト削減に寄与します。
さらに、在庫状況を正確に把握することで、人気商品や売れ筋商品のトレンドをチェックして、マーケティングやプロモーション活動にも役立てることができます。例えば、特定の料理やドリンクがよく売れている場合、それに合わせたメニューの改訂や仕入れの調整を行えば、売上の向上を図ることができます。
原価率の把握
棚卸しを通じて、原価率の正確な把握が可能になります。原価率とは、売上に対する原材料費の割合を指し、飲食店の収益性を評価する重要な指標です。正確な原価率を把握することで、メニューの価格設定やコスト管理に役立ちます。
棚卸しによって得られる在庫データは、原材料の消費量や仕入れコストの変動を把握するための基礎資料となります。このデータを元に原価率を計算し、適正な価格設定を行うことで、収益性を確保しつつ、競争力のある価格で商品を提供できるでしょう。
また、原価率の把握はコスト管理だけでなく、品質管理にも役立ちます。例えば、仕入れ価格が上昇した場合、同じ価格帯で提供し続けると利益率が低下する可能性があります。このような場合、原価率を考慮してメニューの見直しや仕入れ先の変更を検討することで、品質を維持しながら収益性を確保できるでしょう。
売上総利益（粗利益）の把握
棚卸しは、売上総利益（粗利益）を正確に把握するためにも重要です。売上総利益とは、売上から原材料費を差し引いた利益のことで、経営状況を評価する基本的な指標です。正確な棚卸しを行うことで、売上総利益を適切に計算し、経営の健全性を確認できます。
売上総利益の把握は、経営戦略の立案や収益性の改善に役立ちます。例えば、特定の期間における売上総利益の推移を分析することで、売れ筋商品や収益性の高いメニューを特定し、それに基づいたマーケティング戦略を立てられるでしょう。また、売上総利益のデータを元に、経費削減や価格戦略の見直しを行うことで、さらなる利益の拡大を目指せます。
さらに、棚卸しによって得られるデータは、予算管理や資金繰りの計画にも重要な情報です。売上総利益の適切な把握は、経営の安定化と成長を支えるための基盤となります。
確定申告においても重要
飲食店において、棚卸しは確定申告の際にも重要な役割を果たします。正確な棚卸しを行うことで、在庫の評価額を適切に算出し、税務申告に必要なデータを提供することができます。これにより、正確な納税額を計算し、税務リスクを軽減することが可能です。
確定申告における棚卸しの重要性は、特に在庫の評価額が大きな影響を与える場合に顕著です。例えば、期末における在庫評価額が高いと、当期の利益が増加し、納税額が増える可能性があります。一方、在庫評価額が低い場合は、逆に納税額が減少することになります。このため、棚卸しによって正確な在庫評価を行い、適正な申告をすることが重要です。
また、税務調査が行われる際にも、正確な棚卸しデータは信頼性の高い証拠となります。
飲食店の棚卸しのやり方
棚卸しを効果的に行うためには、正確な手順と計画が必要です。以下に、飲食店における棚卸しの具体的なやり方を解説します。
棚卸しにおける在庫の評価方法
棚卸しにおける在庫の評価方法にはいくつか種類があります。それぞれの方法にはメリットとデメリットがあり、店舗の運営状況や目的に応じて適切な方法を選ぶことが重要です。
- 最終仕入原価法：最後に仕入れた商品の価格をもとに在庫を評価する方法です。この方法は簡便であり、価格変動が少ない場合には在庫評価がしやすくなります。飲食店では特にこの方法が一般的です。飲食店は頻繁に仕入れを行うため、最新の仕入れ価格を基に在庫を評価することで、コスト管理がしやすくなります。
- 移動平均法：仕入れの度に在庫の平均単価を再計算する方法です。新しい仕入れがあるたびに在庫全体の平均単価を更新するため、常に最新のコストで在庫を評価できます。移動平均法は、価格変動が激しい商品に適しています。
- 先入先出法（FIFO）：最初に仕入れた在庫から先に消費されると仮定する方法です。古い在庫が先に消費されるため、在庫の陳腐化を防ぎやすくなります。食品などの賞味期限がある商品の棚卸しに適しています。
- 後入先出法（LIFO）：最新の仕入れ在庫から先に消費されると仮定する方法です。インフレ時にはコストをより正確に反映することができますが、在庫が古くなるリスクがあります。飲食店ではあまり一般的ではありません。
それぞれの方法を理解し、適切な方法を選ぶことで、在庫管理の精度を高めることができます。
棚卸し表の作成
まず、棚卸しを始める前に棚卸し表を作成します。棚卸し表は、在庫品目、数量、単価、合計金額などの情報を記録するための表です。棚卸し表には、商品名、仕入れ先、購入日、単価、在庫数などを記入する欄を設けると良いでしょう。この表を用意することで、棚卸し作業を効率的かつ正確に実施できます。
また、棚卸し表は手書きでもエクセルなどのソフトを使用しても問題ありません。近年では、専用の在庫管理システムやアプリを利用することも一般的です。これらのツールを活用することで、棚卸し表の作成や管理が容易になり、ヒューマンエラーを減らす効果が期待できます。
在庫のカウント｜どこまで数える？
棚卸しにおいて在庫をカウントする際は、全ての在庫を正確に数えることが重要です。特に注意すべき点は、賞味期限が近い商品や、開封済みの商品のカウント方法です。また、食材だけでなく、消耗品類（紙ナプキン、洗剤、調味料など）もカウント対象に含めることを忘れないようにしましょう。
- 全ての在庫を数える：店舗内の全ての在庫を対象に、正確に数えます。冷蔵庫や冷凍庫、倉庫内の在庫も忘れずにカウントします。
- 賞味期限が近い商品：賞味期限が近い商品は、廃棄リストに記載するか、特別な割引販売を行うなどの対応を検討します。
- 開封済み商品：開封済みの商品も在庫として数えますが、その数量や価値を正確に把握するため、部分的なカウントや重量を測るなどの方法を用います。
- 消耗品類のカウント：紙ナプキン、洗剤、調味料などの消耗品も在庫としてカウントします。これらの消耗品は、日々の営業に欠かせないため、正確に管理することが求められます。
棚卸し表への入力と計算
在庫のカウントが終了したら、棚卸し表に全ての情報を入力します。この際、正確な数値を入力し、計算ミスを防ぐために二重チェックを行うことが重要です。特に、数量、単価、合計金額などの項目は慎重に確認します。
- 数量の入力：カウントした在庫数量を正確に入力します。
- 単価の確認：各商品ごとの仕入れ単価を確認し、正しい単価を入力します。
- 合計金額の計算：数量と単価を掛け合わせて、各商品の合計金額を計算します。この際、全体の合計金額も併せて算出します。
入力が完了したら、棚卸し表を保存し、定期的に見直すことで在庫管理の精度を高めることができます。また、在庫の変動を把握するために、過去の棚卸しデータと比較することも重要です。
飲食店の棚卸しのポイント
棚卸しを効果的に行うためには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。以下に、棚卸しをスムーズに進めるための具体的なポイントを紹介します。
棚卸しはいつ実施する？
棚卸しを実施するタイミングは非常に重要です。飲食店では、通常の営業活動に支障をきたさないように売上のピークを避け、比較的落ち着いた時間帯や定休日に行うのが理想的です。具体的には、月末や四半期末に定期的な棚卸しを行うと効果的です。また、季節の変わり目やメニューの改訂時にも棚卸しを実施することで、在庫状況を正確に把握し、適切な仕入れやコスト管理が可能になるでしょう。
棚卸しのタイミングを決める際には、店舗の営業スケジュールや人員配置を考慮することが重要です。また、棚卸しの日程を事前にスタッフに伝え、準備を整えることで、スムーズな作業が可能となります。
普段から整理整頓を心がける
棚卸しをスムーズに行うためには、普段から在庫の整理整頓を心がけることが重要です。商品はカテゴリーごとに分け、見やすく整理することで、棚卸しの際に迅速かつ正確に在庫をカウントできます。また、賞味期限が近い商品や開封済みの商品を優先的に使用することで、在庫のロスを防ぐことができます。
きちんと整理整頓された状態を維持するためには、スタッフ全員が協力して行うことが大切です。定期的に在庫棚の整理を行い、商品が適切な位置に戻されているか確認することで、常に整理された状態を保てます。
手順を統一してマニュアルを作成する
棚卸しの手順を統一し、スタッフ全員が同じ方法で作業できるようにマニュアルを作成することが大切です。マニュアルには、在庫のカウント方法や棚卸し表の記入方法、注意点などを具体的に記載します。これにより、棚卸しの作業効率が向上し、ヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。また、新しいスタッフが加わった場合にも、スムーズに棚卸し作業を引き継ぐことができます。
マニュアルは定期的に見直し、必要に応じて更新することが重要です。棚卸しの過程で発見された問題点や改善点を反映させることで、常に最適な手順で作業を行うことができます。さらに、棚卸し前にスタッフ全員でマニュアルを再確認し、作業手順の共有を図ることも有効です。
複数人で分担して行う
棚卸しは一人で行うと時間がかかり、ミスが発生しやすくなります。複数人で分担して行うことで、作業を効率的に進められます。例えば、一人が在庫をカウントし、もう一人が棚卸し表に記入するなど、役割分担を明確にすることがポイントです。また、二重チェックを行うことで、カウントミスや記入ミスを防止できます。
複数人での棚卸しを成功させるためには、事前に役割分担を決めておくことが重要です。各スタッフが自分の役割をしっかり理解し、協力して作業を進めることで、効率的かつ正確な棚卸しが可能になります。さらに、作業の進捗を定期的に確認し、問題が発生した場合は迅速に対応することが求められます。
在庫管理システムやアプリを活用する
近年では、在庫管理システムやアプリを活用することで、棚卸し作業を効率化できます。これらのツールは、在庫のカウントや棚卸し表の作成を自動化し、リアルタイムで在庫状況を把握することができます。また、過去のデータと比較して在庫の変動を分析することも可能です。在庫管理システムやアプリを活用することで、作業時間を大幅に短縮し、正確な在庫管理が実現します。
特に、スマートフォンやタブレットで利用できる在庫管理システムやアプリなら、現場での作業が簡便になるでしょう。バーコードスキャナーやQRコードリーダーを使用して在庫を迅速にカウントし、データを即座に反映できる製品もあります。手作業によるミスを減らし、より正確な在庫管理が可能となります。
さらに、在庫管理機能が搭載されたPOSレジも多く登場しています。このようなPOSレジは、売上と在庫を連動させることができるため、販売と同時に在庫が自動的に更新され、常に最新の在庫状況を把握できるのが特徴です。これにより、在庫管理の手間を大幅に削減し、効率的な経営が可能となります。
具体的には、特定の商品が売れる度にシステム上の在庫数が自動的に減少し、一定の在庫数を下回った場合にアラートが表示される機能などがあります。このような機能を活用することで、在庫不足による機会損失を防ぎ、適切なタイミングでの仕入れが可能になります。
飲食店の棚卸しを適切に行って経営を改善しよう
棚卸しを適切に行うことは、飲食店の経営を改善するための重要なステップです。正確な在庫管理は、無駄コストの削減や売上の最大化に直結します。定期的な棚卸しを通じて、在庫状況を正確に把握し、適切な仕入れや価格設定を行うことで、収益性を向上させられるでしょう。
また、棚卸しの結果をもとに売れ筋商品や在庫の回転率を分析し、マーケティング戦略やプロモーション活動に活かすことで、顧客満足度を高めてリピーターを増やす効果も期待できます。
飲食店の棚卸しを効率化するためには、機能的なツールを活用するのがおすすめです。USENのPOSレジには、基本的な会計機能はもちろん、在庫管理機能や売上分析機能など多彩な機能が搭載されています。売上と在庫を連動させることで、販売と同時にシステム上の在庫が自動的に更新され、常に最新の在庫状況を把握できます。さらに、在庫数が一定の基準を下回った場合にはアラートが表示され、仕入れのタイミングを見逃すことなく適切に対応できます。
また、USENのPOSレジは使いやすいインターフェースを持ち、スタッフ全員が簡単に操作できるため、棚卸し作業のミスを減らし、効率的な在庫管理が実現します。ぜひUSENのPOSレジを導入して、在庫管理の効率化と経営の改善を実現して下さい。
