POSシステムを利用して販売管理することで様々なメリットがあります。販売管理とは、商品の販売情報の管理や、在庫管理の業務を指します。
今回の記事では、POSシステムを使って販売管理をするメリットを解説します。また、POSシステムを導入する場合の注意点も紹介するので、これからPOSシステムを使って販売管理を行うことを検討されている方は、ぜひ参考にしてみて下さい。
目次
販売管理（商品管理）システムとは
販売管理システムは、企業が販売活動を効率的かつ一元管理するためのツールです。販売管理システムは、見積もりの提出、受注、納品、請求、代金回収までの一連の流れを包括的に管理できます。
入力した内容に対して見積書の自動作成が可能です。また、受注した内容から自動で納品書の発行も行います。請求書の発行も同様に自動で行い発注から納品、代金の回収がされているかどうかまでの流れを一貫して管理可能です。
また、機能拡張として用意されているのが在庫管理機能です。この機能により、商品の入庫や出庫、倉庫間の移動を含む在庫状況をリアルタイムで把握し、在庫切れや過剰在庫を防げます。
さらに、受注内容の集計や分析も可能です。分析機能により、売上の推移や商品ごとの販売状況を把握し、経営戦略の策定に役立てられます。在庫管理機能と合わせて使用することで、リアルタイムの経営判断が可能です。
販売管理はなぜ必要なのか
販売管理にシステムが必要な理由は、販売管理の課題解決に効果的なためです。まず、販売管理にはデータ入力に手間が掛かる課題があります。
手書きで販売管理を行う場合、書類を日々手作業で記入し管理しなければなりません。このような手作業には、ミスが発生しやすく情報の更新が遅れることもあります。
エクセルを利用して販売管理を行う方法もありますが、この方法の場合は不備のない完成度の高いフォーマットが必要です。また、エクセルではデータの一貫性を保つことが難しく、特に複数の担当者が関与する場合、データの整合性を維持することが課題となるでしょう。
販売管理システムを利用することで、見積書から請求書までの一連の書類を一元管理でき、書類ごとの紐付けも自動で行えます。販売管理システムにより、書類の作成や管理に掛かる手間を大幅に削減できるだけでなく、データの整合性を保つことができます。
さらに、トラブルが発生した場合にも、書類ごとの関連性が明確に保たれているため、原因の解明が容易です。
posデータ（システム）とは
POSとは、Point of Saleの略で、日本語では販売時点情報管理と訳されます。
POSシステムは、商品管理、受注管理、売上データの収集や分析に関するソフトウエアやハードウエアを総称したものです。店頭のレジスターやバーコードスキャナーなどのハードウエアだけでなく、これらのデバイスが収集したデータを処理・保存・分析するサーバー側のシステムも含まれます。
POSシステムによって収集されたデータはPOSデータとして、様々な分析に活用可能です。自社商品の売上の傾向や、季節ごとの傾向、顧客層ごとの傾向など多様な観点で分析できます。
POSデータを活用することで、顧客の購買行動を分析し、個別のニーズに応じたサービスやプロモーションの提供も可能となるでしょう。
POSシステムは大きく分けて2つ
POSシステムには大きく分けてターミナル型と、タブレット・スマートデバイス型の2つがあります。それぞれ特徴が異なるため詳しくみていきましょう。
ターミナル型
POSシステムのターミナル型は、一体型とも呼ばれるPOSシステムの一種です。ターミナル型は、POSレジ機能を搭載しているデバイスに必要な機能を持つ周辺機器が全て一体化しています。
ターミナル型の周辺機器としては、レジスター、バーコードスキャナー、レシートプリンタ、キャッシュドロアなどが1つの本体にまとめられており、操作が簡便で使いやすい点が特徴です。ターミナル型は、コンビニやスーパーなどの日常的な小売店舗でよくみられます。
ターミナル型は初期費用が掛かります。システムの導入には高額な機器購入費用が必要であり、運用を続けるためにはシステムアップデートや保守メンテナンスなどの運用費用も発生するため注意が必要です。
タブレット・スマートデバイス型
タブレット・スマートデバイス型のPOSシステムは、タブレットPOSレジとも呼ばれ、近年需要が増しているシステムです。iPadなどのタブレットに専用のアプリをインストールすることで、POSシステムとして必要な機能を利用できます。
タブレット・スマートデバイス型の利点の1つは、既に別の用途で使用しているタブレットやスマートフォンを活用できる点です。新たに専用機器を購入する必要がなく、コストを大幅に削減できます。
また、仮に新規にタブレットやスマートフォンを購入する場合でも、ターミナル型POSシステムと比較すると費用を抑えられます。
タブレットPOSレジは、設置や導入が簡単で、特に小規模店舗や新規開業の店舗に適しているでしょう。
販売管理システムとPOSシステムを連携するメリット
販売管理システムとPOSシステムを連携することで、次のメリットがあります。
- マーケティングに活用できる
- 会計システムとの連携が可能
それぞれのポイントを解説します。
マーケティングに活用できる
連携されたシステムでは、販売情報と顧客情報が紐付けられるため、顧客の購買履歴や行動パターンが詳細に把握できます。そのため、顧客の性質や特徴、商品との相性などの情報が抽出され、ターゲットマーケティングが可能となるでしょう。
顧客のパターンが詳細化されることで、特定の商品を好む顧客に対して、カスタマイズされたプロモーションを展開できます。
さらに、情報がリアルタイムで更新されるため、最新の販売データや顧客動向を基にした迅速な意思決定が可能です。マーケティング戦略の内容をタイムリーに見直し、フィードバックできます。
例えば、新商品の販売状況をリアルタイムでモニタリングし、売上が伸び悩んでいる場合は、即座にプロモーション内容を変更するなどの対応が可能です。
会計システムとの連携が可能
販売管理システムとPOSシステムを連携することで、会計システムとの連携も容易になります。
具体的には、販売データがPOSシステムから販売管理システムに日々自動で反映され、そのまま会計システムに自動で送信可能です。売上や費用の記録がレジクローズ後に会計データとして処理され、手作業のデータ入力やシステム間のデータ移行の手間が軽減されます。
さらに、各システムが紐付けされることで、ヒューマンエラーも少なくなるでしょう。手動のデータ入力や移行作業では、入力ミスやデータの重複が発生しやすいですが、システム連携によりこれらのリスクが低減されます。
データの一貫性と正確性が保たれるため、経営判断や財務報告で信頼性の高い情報を保持することが可能です。
POSレジは販売情報を管理できるレジのこと
POSレジは販売情報を管理できるレジのことです。商品の販売時に、いつ、どこで、どのような顧客が、どの商品を購入したかなどの情報を記録します。
これらの情報をシステムでは購入日時や店舗の場所、顧客の属性、購入した商品などのデータとして一覧で管理でき、グラフ化やソートなどを行い詳細な分析が可能です。
POSレジとPOSシステムは何が違うの？
POSシステムは、販売管理全体の仕組みを指す用語で、会計機能だけでなく、データを収集し分析する機能、従業員の勤怠管理機能などを含む包括的なシステムです。
POSシステムにはサーバー側のソフトウエアやクラウドサービスも含まれ、広範囲な業務管理ができます。
一方、POSレジはPOSシステムを搭載したレジ端末を指す用語です。POSレジは販売時に商品情報をスキャンしてデータを収集が可能です。
例えば、タブレットにPOSシステムをインストールして使用している場合、そのタブレットをPOSレジと呼ぶことがあります。
POSレジ導入をする時の注意点
POSレジを導入する際の注意点として次の3つが挙げられます。
- 初期・維持費用がかかる
- インターネット環境が必要
- 使いこなすまで時間がかかる場合がある
それぞれの内容を詳しくみていきましょう。
初期・維持費用がかかる
POSレジを導入する際の注意点として、少なからず初期費用と維持費用が掛かる点に注意しなければなりません。既存のタブレットやスマートフォンにPOSシステムのアプリをインストールするだけなら、通常のレジスターよりも初期費用を抑えられます。
しかし、新規に端末を購入する場合や、キャッシュドロア、バーコードスキャナー、レシートプリンタなどの周辺機器を揃える必要がある場合は、追加の費用が発生することを考慮しましょう。
さらに、POSレジの導入後もサービスを利用するための運用コストに注意が必要です。ソフトウェアの月額利用料やサーバー費用、保守・サポート費用などが含まれます。
インターネット環境が必要
多くのPOSレジはクラウドベースで運用されており、販売データや顧客情報をリアルタイムで処理・保存するためには、安定したインターネット環境が欠かせません。回線が不安定な場合、営業中にトラブルが発生し、スムーズな会計処理ができなくなる可能性があります。
特に繁忙時にネットワークが途切れると、顧客の待ち時間が増え、顧客満足度が低下しかねません。
そのため、POSレジを導入する前には、現在のインターネット環境をよく確認し、必要に応じて回線の強化や安定性を向上させる対策が重要です。Wi-Fiルーターの配置を見直したり、より高速で安定した回線への変更を検討することが推奨されます。
使いこなすまで時間がかかる場合がある
POSシステムは様々な機能が付いているため、これがメリットとなる一方、従業員がそれらの機能を理解し、操作に慣れるまでには一定の時間を要します。特に、新しいシステムに不慣れな従業員が多い場合、導入直後には混乱が生じることもあるでしょう。
そのため、事前にマニュアルを作成し、従業員の間で共有することが重要です。操作手順やトラブルシューティングの方法を文書化しておくことで、従業員は必要な情報をすぐに参照でき、スムーズにシステムを利用できるようになります。
また、定期的なトレーニングやサポートを提供することも、従業員がシステムに慣れるための助けになるでしょう。
販売管理の一元化をするなら「USENレジ」がおすすめ
今回の記事では、POSシステムを使って販売をするメリットを解説しました。販売管理システムは、企業が販売活動を効率的かつ一元的に管理するためのツールです。POSシステムと連携することで、より効果的なマーケティング戦略立案に繋げられます。
USENレジでは、各業種に特化した販売管理機能が搭載されていることが特徴です。例えば、小売店向けのレジでは在庫管理機能や商品管理機能があります。また、通信環境の手配や設置、スタッフトレーニングなど導入前から導入後までサポートしています。
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