効率的な店舗運営には領収書のスムーズな発行が欠かせません。しかし、手書きでの発行は時間がかかり、ミスのリスクも高くなります。また使いにくいPOSレジの場合は、領収書が発行できないトラブルにつながることもあります。
この記事では、領収書の重要性とレシートとの違いを解説し、わずか1分で正確な領収書を発行できる最新のPOSレジシステムについて詳しく紹介します。
もし、店舗運営を劇的に改善する方法を探している人はPOSレジの導入を検討してみましょう。
目次
領収書とは
POSレジで簡単に発行できる領収書について解説する前に、まずは領収書の基本的な役割と重要性について理解しておきましょう。
領収書とは、商品やサービスの購入に対する代金支払いを証明する重要な書類です。これには主に2つの重要な役割があります。
- 商品購入をした証明として使われる
- 経費として使われる
それぞれ説明します。
商品購入をした証明として使われる
領収書は、商品やサービスの購入を証明する重要な書類です。これにより、取引の詳細が明確になります。
- 購入日時：いつ取引が行われたのか
- 購入場所：どの店舗や企業から購入したのか
- 宛名（購入者）：誰が支払いを行ったのか
- 購入内容：どの商品やサービスに対して支払いが行われのたか
- 支払金額：取引の正確な金額
事業における経費処理で、領収書は欠かせません。税務調査の際、企業や個人事業主は収支を正確に報告する必要があります。領収書は経費の使用を証明し、内部不正を防ぐ役割も担います。なお、領収書の保管期間は事業形態や申告状況によって異なりますので、適切な期間保管するようにしましょう。
経費として使われる
法人の場合：黒字申告なら7年間、赤字申告なら10年間
個人事業主の場合：白色申告なら5年間、青色申告なら7年間
これらの期間、領収書を適切に保管することで、万が一の税務調査にも適切に対応できます。このように、領収書は支払いの記録以上の重要な役割を果たしています。
レシートとの違い
レシートと領収書は似ていますが、重要な違いがあります。レシートには通常、店舗名、日付、商品名、金額などが記載されています。一方、領収書にはこれらの情報に加えて「宛名」が記載されています。この「宛名」の有無が、レシートと領収書を区別する主な特徴です。
また、領収書とレシートを両方お客様に渡さないように注意しましょう。架空取引と疑われる可能性があり、税務上の問題を引き起こす可能性があります。
領収書に記載する内容
POSレジを使って領収書を発行するとき、以下の項目を適切に記載できているかを確認する必要があります。
- タイトル
- 日付
- 宛名
- 金額
- 但し書き
- 発行者
- 収入印紙
- インボイス番号
- 税率
それぞれ説明します。
タイトル
ほとんどの領収書の最上部には、「領収書」と記載されています。文書の性質が一目で分かり、他の書類と混同されることを防ぐためです。また、領収書と記載がない場合は会社によって経費にできないケースもあるため、必ず記載されているのかを確認しておきましょう。POSレジの領収書発行機能を使う場合、「領収書」と記載されているので間違う心配はありません。
日付
取引が行われた日付を明記します。年月日を正確に記載し、年度は西暦または和暦のどちらでも構わないので記入するようにしましょう。経費計上の時期を特定するために必要なので手書きで記入する際は注意して下さい。POSレジの場合、自動入力されるものもあるため、記入忘れを防止する意味でも自動で記入できるものがおすすめです。
宛名
支払いを行った個人名や企業名を記載します。企業の場合は正式名称を使用し、「株式会社」などの位置に注意しましょう。また、省略で「（株）」とする場合もありますが、原則として「株式会社」と記入するのが望ましいとされています。
小売店などでは「上様」と記載することもありますが、可能な限り具体的な名称をおすすめします。税務調査になった場合領収書としての効力が弱まるためです。
お客様から指定された場合を除いて、できる限り名前や会社名を記入しておきましょう。
金額
受け取った金額を正確に記載します。レジによっては自動で金額を印刷してくれますが、記入しなければいけないレジの場合は金額の前に「￥」をつけ、末尾には「-」か「※」を付けるようにしましょう。また、3桁ごとにカンマ「 , 」で区切ることで、金額の改ざんを防げます。
但し書き
取引の内容を具体的に記述しましょう。「お品代」などの曖昧な表現は避け、商品やサービスの具体的な名称を記載します。お品代でも領収書としての役割は果たせますが、あまりおすすめはできません。
記入例として
- 書籍代
- 文房具代
- 飲食代
- 消耗品代
- ご飲食代
など何に対しての領収書なのかを明記するようにしましょう。また記入する時はお客様に確認してから記入するようにするとトラブルを防げます。
発行者
領収書を発行した店舗の住所や店名などの記載が必要です。POSレジの場合は設定しておけば自動で印字されますが、手書きの領収書や設定できないレジの場合は、記入する必要があります。
また、社印などの押印は法的には必須ではありませんが、文書の信頼性を高めるために行うようにしましょう。
収入印紙
50,000円以上の取引には、金額に応じた収入印紙の貼付が必要です。収入印紙は郵便局や法務局、コンビニエンスストアなどで購入できます。50,000円以上の支払いが出てくる店舗では、事前に購入しておくようにしましょう。50,000以上〜100,000円以下の場合の収入印紙代は200円です。
印紙を使う場合は、割印が必要です。印紙が貼られていなかったり、押印がされていなかったりした場合は印紙税法により金額の3倍の課税がされてしまいます。また、金額の間違いがあった場合でも課税されてしまうため注意しましょう。
ただし、クレジットカード決済の場合は、その旨を記載すれば印紙は不要です。
インボイス番号
2023年10月から始まったインボイス制度に対応するため、適格請求書発行事業者の登録番号を記載します。これは消費税の仕入税額控除の要件となります。POSレジを使う場合もインボイスに対応している領収書になっているのかで確認しておきましょう。
インボイス番号は「T+13桁の数字」で表示されます。適格請求書発行事業者の登録をしていない場合は、税務署に問い合わせて必要書類の提出をしておきましょう。
税率
取引に適用される消費税率を明記しましょう。軽減税率対象品目と標準税率対象品目が混在する場合は、それぞれの税率と対象金額を明確に区別して記載しなければなりません。
これらの項目を正確に記載することで、法的要件を満たし、取引の透明性を確保できる領収書となります。POSレジでの自動発行時も、これらの項目が適切に記載されているPOSレジを選ぶようにしましょう。
1分で領収書を発行できるPOSレジとは
POSレジでは、前述した領収書の全ての必要項目を自動的に入力し、わずか1分で正確な領収書を発行できる優れた機能を備えているものもあります。
このようなPOSレジを導入することで、従来は手書きや複雑な操作が必要だった領収書発行が、ボタン一つで完了する簡単な作業に変わります。店舗スタッフの作業負担が大幅に軽減されるだけでなく、人為的ミスも最小限に抑えられるでしょう。
さらに、デジタルデータとして保存されるため、過去の取引履歴の確認や経理処理も格段に効率化されます。
効率よく領収書を発行したい人は、POSレジの導入を検討してみましょう。
領収書を発行してくれるUSENレジの機能
※ 2023年6月時点実績
USENレジは、多忙な店舗運営の中で、迅速かつ正確な領収書発行ができます。その機能は、日々の業務効率を大幅に向上させ、顧客満足度の向上にもつながっていくでしょう。ここからは、USENレジの主要な機能を詳しく解説します。
宛名も印刷日時も画面操作で完了
USENレジは、領収書発行の煩わしさを解消してくれます。
例えば、お店が繁盛している時に会計待ちのお客様が重なり、その中で会社名での領収書発行を依頼された場合を想像してみて下さい。
従来の手書き方式では、専用の用紙を探し出し、慌てて記入するため、ヒューマンエラー（人為的ミス）のリスクが高まります。日付の記入漏れや、宛名の省略、印鑑の押し忘れ、インボイス番号の記入間違いなど、お客様のクレームにつながるかもしれません。
しかし、USENレジでは画面上で簡単に宛名を入力できるため、時間と労力の大幅な節約が可能です。
さらに、印刷日時の設定も「発行日」「営業日」「非表示」の中から簡単に選択できます。状況に応じた適切な日付設定が可能です。
インボイスに必要な税率を簡単に設定変更が可能
8%と10%の複数税率に対応する必要がある飲食店や小売店にとって、USENレジの税率設定機能は特におすすめです。インボイス制度への対応が求められる中、USENレジは税率の設定変更を極めて簡単に行えるようになっています。
直感的なインターフェースにより、複雑な操作を覚える必要なく、瞬時に適切な税率を選択可能です。
軽減税率対象商品と標準税率対象商品が混在する場合でも、正確な税率適用と領収書発行ができるので、税務処理の正確性が向上し、将来の税務調査にも安心して対応できるでしょう。
実績で選ぶなら「USENレジ」
USENレジの強みは、迅速かつ正確な領収書発行、柔軟な宛名・日付設定、複数枚発行の容易さ、インボイス制度への完全対応、そして直感的な操作性にあります。これらの機能は、日々の業務効率を大幅に向上させるだけでなく、スタッフの負担軽減、ヒューマンエラーの削減、顧客満足度の向上につながります。もっと時短に繋げたい人はセルフレジや券売機などニーズに合わせて導入が可能です。
詳細については、下記の無料の資料請求からお問い合わせ下さい。経験豊富なスタッフが、迅速に対応します。
