基幹システムとPOSレジを連携させることはできる？メリットや注意点を紹介

POSシステムとは

POSシステムは多くの店舗で導入が進んでいますが、「POSレジ」との違いや、連携できるシステムについて正しく理解できているでしょうか。

システムの本質を知ることで、自社の課題解決にどう活かせるかが見えてきます。ここでは、POSシステムの基本的な仕組みと、他システムとの連携の可能性について解説します。

POSシステムとPOSレジの違い

「POSシステム」と「POSレジ」は同じものとして扱われがちですが、実際にはそれぞれの役割が異なります。この違いを理解しないままでは、システム選定を誤り、期待していた業務改善に繋がらないかもしれません。

POSレジは、POSシステムを内蔵したハードウェアのことで、レジ本体、バーコードリーダー、キャッシュドロアなどを指します。
一方、POSシステムは、販売データを記録・管理・分析するためのソフトウェアで、POSレジを動かす頭脳にあたります。

この2つの関係性を正しく把握しておくことは、自社の課題に合ったシステムを見極め、導入後のミスマッチや無駄なコストを防ぐうえで非常に重要です。

POSシステムは何と連携できる？

POSシステムは、それ単体でも便利ですが、ほかのシステムと連携させることで、もっと効率よく使えるようになります。データのやり取りがスムーズになり、経理業務や予約管理など、日々の業務の手間を大きく減らすことができます。

よく連携されるのは、次のようなシステムです。

• 会計ソフト
  売上データを自動で取り込めるので、手入力の手間がなくなり、経理作業がラクになります。
• 販売管理システム
  仕入れ・在庫・販売の情報をまとめて管理でき、在庫切れや過剰発注を防ぎやすくなります。
• 予約管理システム
  複数経路の予約を一元管理でき、業務効率化はもちろん、24時間オンラインで予約を受け付けられるため、機会損失の防止にも寄与します。
• ネットショップ（ECサイト）
  実店舗とオンラインショップの情報をまとめて管理でき、在庫のズレや管理の手間を減らせます。

こうした連携をうまく活用すれば、バラバラだった情報が繋がり、より早く・正確な判断ができるようになります。

POSシステムの種類

POSと基幹システムの連携について知るためには、まずPOSシステムの種類にどのようなものがあるのかを知っておく必要があります。
現在自社で導入しているシステムによって、基幹システムとの連携に適している方法などが異なります。使用中のPOSについての理解を、少しでも深めておきましょう。

ターミナル型POSシステム

ターミナル型POSシステムとは、POSを運用するための専用の大型機材を用いたPOSシステムです。ターミナル型ではシステムを利用するのに最適なハードウエアを用いており、主にスーパーやコンビニなどで広く利用されています。

導入には専用の機材を設置しなければならないため、初期費用は他のPOSと比較するとやや高めです。しかし、キャッシュレス決済のための端末や自動釣銭機などが内蔵されている機材を利用できる上、従来型のレジと似たような操作感で利用できます。

タブレット、モバイル型POSシステム

タブレット、モバイル型POSシステムとは、タブレット端末やスマートフォンにPOSを使用するためのアプリをインストールして使用するシステムです。

専用端末があればPOSとして使用できるので、持ち運んで使うのにも便利な上、レジのスペースを広く取る必要がありません。
自動釣銭機やキャッシュレス決済端末は、オプションで別途購入する必要がありますが、その分カスタマイズ性に富んでいるともいえます。

パソコン型POSシステム

パソコン型POSシステムは、パソコンに専用のソフトをインストールして使うPOSレジです。すでに店舗にある市販のパソコンを活用できる場合もあり、初期費用を抑えやすいのが大きなメリットです。

画面サイズが大きく、タブレット型に比べて表示内容が把握しやすく、注文状況やメニューなど複雑な情報も一目で把握しやすくなります。また、キーボードやマウスの操作に慣れているスタッフなら、すぐに使いこなせるので、教育の手間も少なくて済みます。

処理能力も高く、飲食店のテーブル管理や予約管理など、より多機能な業務にも対応しやすいのが特徴です。たとえば「USENレジ」などは、こうしたパソコン型POSの利点を活かし、独自に端末の設計と開発を行ったサービスです。

誰もがすぐに扱える直感的な操作性
USENレジはこちら

基幹システムとPOSレジを連携させる方法

基幹システムをPOSレジと連携させることに関してですが、実際に使用しているPOSシステムのメーカーや、基幹システムによって最適な連携方法は異なります。

仮に適さない連携方法を採ってしまうと、システム上でエラーが生じてしまい、連携がうまく機能しません。そのようなことにならないためには、まずPOSと基幹システムとの連携にどのような方法があるのかを、知っておくことが大切です。

インターフェースを開発する必要がある

POSと基幹システムのどちらも変えたくないという場合には、その両者を連携させるためのインターフェースを用意することが必要です。そのためのプログラムを双方に合わせて個別に開発することで、使用しているシステム同士の連携を円滑に進めることができます。
現在使用中のシステムをそのまま使えることは、従業員に対するシステム仕様のトレーニングを行う手間を省くことにもつながります。

インターフェースの開発には、一からプログラムを開発する必要があるため、時間とコストがかかってしまいます。しかし、連携によるメリットを受けたい場合には有効な方法でもあるため、可能な方は検討してみてはいかがでしょうか。

APIを使って基幹システムと連携可能なPOSレジを導入する

自社でシステムの画面や操作部分（インターフェース）を一から作るのは手間もコストもかかります。そうした負担を避けたい場合は、最初からAPI連携機能を備えたPOSレジを導入するのが効果的です。

APIを使えば、POSレジと他のシステム（会計ソフトや在庫管理など）の間で、データを自動でやり取りできるようになります。手作業による入力ミスや業務のムダを減らせるのも大きな利点です。

導入前には、自社の基幹システムと問題なく連携できるかをしっかり確認しておきましょう。API連携の仕組みや、どんなメリットがあるのかは、以下の記事で詳しく解説しています。

API連携について詳しく解説したコラムはこちら

POSシステムと連携・連動させるメリット

POSシステムは、それ単体でも業務を効率化できますが、基幹システムと連携させることで、さらに便利に使えるようになります。

売上や在庫、顧客情報など、これまでバラバラに管理していたデータがひとつにまとまり、日々の業務の手間が減るだけでなく、数字に基づいた判断や改善がしやすくなります。

ここでは、POSと基幹システムを連携することで得られる具体的なメリットについて、わかりやすくご紹介します。また、POSレジの連動機能については、以下の記事でも詳しく解説しています。

POSレジ連動機能について詳しく解説したコラムはこちら

業務効率化によるコスト削減が可能

POSと基幹システムが連携していないと、売上データを毎日手作業で二重入力する必要があります。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりがちです。そして、その手間にかかる時間は、人件費として確実にコストに跳ね返ってきます。

一方で、システムを連携すれば、売上データが自動で基幹システムに反映され、手入力の作業が不要になります。作業時間が減ることで、スタッフの負担も軽くなり、結果的に人件費の削減にも繋がります。

例えば、1日15分の作業が減るだけでも1年間で約90時間の時短になり、積み重ねると、大きな効率化に繋がります。

POSデータによるマーケティング戦略が立てられる

POSには、売上や在庫変動などのデータをリアルタイムで収集する機能が備わっていますが、これに基幹システムが連携することによって、基幹システムが保有しているデータが組み合わさり、データの管理に無駄がなくなります。

それを活かすことによる業務改善やマーケティング戦略の構築などが、2つのシステムの連携によって可能です。

POSレジのデータと基幹システムの会計データが紐づけられることで、経理関係の管理がよりスムーズに進められるようになります。さらに、店舗ごとの売上の推移やコストなども、より詳しく把握できます。

売上管理ができる

2つのシステムを連携させることで、社内全体で出した売上を正確にリアルタイムで把握できるようになります。

また、POSのデータ分析機能を活用することで、商品がその日に売れた個数を個別で管理できます。さらに、店舗における時間帯別の売上なども把握でき、それらのデータの分析によってより効果的な販売戦略を構築することも可能です。

また、効率的な店舗運営のための人員配置を実施するためのデータを集めることもできます。このような活用方法をとることによって、売上の拡大とコストの削減の両方を実現可能です。

オムニチャネル販売ができる

POSと基幹システムの連携によって、基幹システムだけでは管理できなかったものも管理できるようになります。その一つが、オムニチャネルでの販売です。

Shopify（ショッピファイ）などで構築した自社ECサイトや、大手ECモールで商品を販売している場合、実店舗とECサイトの売上や在庫の管理を一元で行える環境が必要になります。

POSとの連携によってこれが可能になり、自社の売上に関する全てのデータをリアルタイムで収集できるようになります。在庫の柔軟なやりくりや、ECサイトの会員情報を一括で管理するなど、売上向上のための施策を講じることもできます。

情報漏えいが軽減できる

売上データをUSBメモリやファイルで出力し、手動で基幹システムへ移行する作業は、情報漏えいのリスクと隣り合わせです。万が一、その過程でデータを紛失したり誤送信したりすれば、重大なセキュリティ事故に繋がりかねません。

しかし、POSと基幹システムを連携させれば、データは人の手を介さずに自動で共有されます。データを外部へ持ち出す「エクスポート」という行為そのものが不要になるため、情報漏えいのリスクを根本から排除することが可能です。

その結果、企業の重要な情報を安全に管理し、セキュリティレベルを大幅に向上させることができるでしょう。

ヒューマンエラーが軽減できる

手作業によるデータ入力では、どれだけ注意しても打ち間違いや転記漏れといったミスが避けられません。こうした小さなエラーが積み重なることで、売上や在庫の数値にズレが生じ、経営判断を誤る要因にもなり得ます。

POSと基幹システムを連携すれば、データは自動で同期され、こうしたヒューマンエラーの発生を大幅に抑えられます。入力作業そのものが不要になり、業務の正確さとスピードが向上します。

正しい情報を常に把握できることは、システム連携による大きなメリットの一つと言えるでしょう。

システム連携により業務フローはどう変わるのか

「POSと基幹システムを連携させると業務が効率化する」と言われても、実際にどの作業がどう変わるのか、すぐにはイメージしにくいかもしれません。
ここでは、システム連携によって日々の業務が「連携前」と「連携後」でどう変わるのかを、具体的な作業ごとに比較しながら紹介します。

商品管理

【連携前】

新商品を発売するたびに、POSレジと基幹システムの両方へ、同じ商品情報を手入力する作業が発生します。この二重入力は、作業時間を圧迫するだけでなく、価格の入力ミスや品番の不一致といったトラブルに繋がる恐れもあります。

【連携後】

システムを連携すると、こうした手間は不要になります。POSレジに商品情報を一度登録すれば、そのデータが基幹システムにも自動で反映されるため、二度入力する必要はありません。
入力ミスのリスクが減り、作業の正確性が向上します。浮いた時間は、新商品の企画や販売戦略の立案といった、より重要な業務に充てることができます。

在庫管理

【連携前】

システムが連携されていない環境では、店舗で商品が売れても、基幹システム側の在庫数がすぐに更新されません。その結果、システム上の在庫と実際の在庫に差が生じ、「在庫はあるはずなのに欠品していた」といった販売機会の損失や、必要以上に商品を仕入れてしまうことによるコストの増加に繋がります。
このズレは、月末の棚卸作業などでようやく修正されるケースが多く、現場に大きな負担をかけているのが実情です。

【連携後】

POSと基幹システムを連携させることで、こうした在庫管理の課題が解消されます。POSレジでの販売データは基幹システムに反映されるため、在庫数も常に最新の状態に保たれます。
その結果、タイミングを逃さず適切な発注が行え、欠品や余分な在庫を抱えるといったリスクを最小限に抑えることができます。また、棚卸業務にかかる時間や手間も大きく削減され、日々の業務効率が向上するでしょう。

 売上・会計処理

【連携前】

営業終了後、POSレジから出力した売上データを会計システムへ手入力する必要があります。時間がかかるうえ、金額の入力ミスや勘定科目の選択ミスなど、ヒューマンエラーが起こりやすい作業です。
月末にまとめて処理を行うと、担当者の負担がさらに増し、月次決算が遅れる原因になることもあります。

【連携後】

システムを連携すれば、こうした非効率な作業から解放されます。POSレジの売上データが自動で基幹システムへ送信されるため、日々の手入力は不要です。
さらに、あらかじめ勘定科目を設定しておくことで、仕訳処理も自動化されます。経理担当者の負担が減り、業務の精度とスピード向上にも繋がるでしょう。

 顧客対応

【連携前】

POSレジには日々の購入履歴が蓄積されていても、それが顧客情報と結びついていなければ、十分に活用されているとは言えません。
どの顧客が何を好んで購入しているのかが見えず、接客や販促は画一的なものになりがちです。その結果、リピーターを増やすチャンスを逃している可能性があります。

【連携後】

システムを連携させることで、POSレジの購買履歴と基幹システムの顧客情報が自動で紐づきます。一人ひとりの購入傾向が明確になり、「A様には関連商品のクーポンを」「B様にはお気に入り商品の入荷通知を」といった個別対応が可能になります。
顧客満足度やリピート率の向上に繋がり、長期的な関係構築も期待できるでしょう。

POSシステムとの連携で注意しなければいけないこと

POSと基幹システムの連携には、業務効率を大きく改善する可能性があります。
しかしその一方で、「期待したデータが取得できない」「業務がかえって煩雑になった」といった、導入後のトラブルも少なくありません。

こうした失敗は、多くの場合、システム間の仕様の違いやデータ処理の限界など、事前に確認すべきポイントを見落としたことが原因です。せっかくの投資を無駄にしないためにも、メリットだけでなくリスクや注意点にも目を向ける必要があります。

ここでは、POSと基幹システムの連携時に注意すべき具体的なポイントを解説します。導入後によくある問題を事前に把握しておくことで、トラブルの発生を防ぐことができるでしょう。

• 場合によってはPOSレジのデータを基幹システムで受け取れない
• クラウド上のデータ処理に時間がかかる場合がある

場合によってはPOSレジのデータを基幹システムで受け取れない

POSレジで収集できるデータの種類はとても莫大で、全て活用することで売上のアップや業務効率化がスムーズに進められます。しかし、基幹システムによってはそのデータを受け取ることができない場合があります。
このようなことが起きる原因として考えられるのが、POSと基幹システムとで、データの分類項目が一致しないことです。

売上データを例に挙げると、POS側では商品購入に関するデータを余すことなく集められても、基幹システム側で商品の購入者層で分類できるようになっていなければ、スムーズに反映させられません。

基幹システム側で別途データを出力して、フォーマットに合わせて入力する手間がかかってしまいます。そのようなことにならないよう、基幹システム側でのデータの受け皿が整っているかを事前に確認しておきましょう。

クラウド上のデータ処理に時間がかかる場合がある

POSと基幹システムとでデータを同期させる際、常にリアルタイムで同期ができれば問題ありませんが、多くのケースではデータの連携に一定の時間を要する設定になっています。
このとき、POSから基幹システムへ未送信のままだったデータが溜まってしまうと、同期の処理に時間がかかってしまい、データの反映が迅速に行われません。

特に繁忙期があるような業種では、一度に送るデータの量が膨大になる可能性もあり、データを照会したいタイミングになっても最新のデータになっていないといったことが起きてしまいます。POSとの連携では、タイミングや時間当たりに処理できるデータ量についても把握しておきましょう。

 POSシステムとの連携はどうすればいいのか

基幹システムとPOSの連携を決定しても、その後に業務へ支障をきたすようなミスをすれば、連携させた意味がなくなってしまいます。そのようなことにならないよう、POSと連携させる際には、慎重な手順を踏みましょう。

連携するためのシステムを自分で開発する

POSと基幹システムの連携にあたっては、まずインターフェースを開発して導入することから検討をはじめてみてください。
インターフェースを導入するやり方で連携ができれば、2つのシステムの操作方法を大きく変えずにシステムの連携が可能になります。

ここで大切なのが、インターフェースの開発はそれぞれ個別で実施することです。それぞれに対応したプログラムを開発することで、システムの連携でトラブルが起きるリスクを抑えられます。ただし、インターフェースの開発には莫大なコストを要するため、別の導入方法にかかる費用と比較して、実施するかを検討しましょう。

連携できるPOSレジを導入する

インターフェースの開発以外で採りうる手段としては、POSに合わせて、それと連携可能な基幹システムを導入することです。
連携可能であることが分かっているシステムを導入することで、連携ができないというリスクを最小限にすることができる他、連携のための作業にも知識や手間を必要としません。

この方法の場合、システムの選択の主導権をPOSにゆだねることになります。組み合わせ次第では連携できるデータに制限が生じることもあるため、導入予定のシステムでどのようなことができるか、すみずみまでチェックしておきましょう。

 販売管理システムの連携ならUSENレジがおすすめ

これからPOSレジを導入し、販売管理システムとの連携も視野に入れている場合、どの製品が自社の運用に合うのか判断に迷うこともあるかもしれません。特に飲食店では、オーダー処理や会計、予約管理など、日々の複雑な業務にしっかり対応できる操作性と安定性が求められます。

そうしたニーズに応えてくれる選択肢のひとつが、パソコン型の飲食向けPOSシステム「USENレジ」です。パソコンならではの見やすい画面とスムーズな操作感に加え、高い処理性能で業務の流れを妨げません。
また、販売管理をはじめとした外部システムとの連携実績も豊富で、現場に合わせた柔軟な運用が可能です。

導入や連携について不安があれば、専門スタッフが丁寧にサポートしてくれる体制も整っています。POS選びに迷ったときの候補として、検討のひとつに加えてみてはいかがでしょうか。

よくある質問

ここからは、POSシステムと基幹システムの連携に関する、よくあるご質問にお答えします。導入前の判断材料としてご活用ください。

連携することでどんなメリットがありますか？

データ入力の手間が減り、ミスを防ぎながら経営判断がしやすくなります。主なメリットは次の2つです。

• メリット1：業務の効率化と人件費の削減
  手入力が不要になり、作業時間を短縮できます。

• メリット2：入力ミスの防止とデータ精度の向上
  自動連携により、売上・在庫データの信頼性が高まります。

中小企業でも連携は可能ですか？

可能です。最近はクラウド型POSとAPI連携の活用が進み、大規模な開発を行わずとも、比較的低コストでの導入が実現しやすくなっています。
導入サポートが充実した製品を選べば、社内に専門知識がない場合でも、安心してスムーズに運用を始められるでしょう。

POSレジと連携して業務効率化を図って行こう

POSと基幹システムの連携は、双方のデータの共有がスムーズに進むことで、業務の効率化を図ることができます。

POSによって集められたデータを最大限活用するためにも、連携は前向きに検討したいところですが、連携させるメリットばかりではなく、連携にあたっての注意点も考慮しなければなりません。

そのことにお悩みの方に対し、POSシステムの導入と基幹システムとの連携をサポートするのがUSENレジです。

豊富な外部連携先を取り揃えて、あなたの業務の効率化を手助けします。POSシステム導入について少しでもお悩みの方は、無料のオンライン相談や資料請求をご利用ください。

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