領収書の発行をお願いされたらどうする？POSレジを使って業務を効率化させよう

領収書とは

領収書は、金銭を受け取ったことを証明する書類です。取引が成立した証憑として、ビジネス取引や個人間の金銭授受の際に発行されます。

領収書では、受取金額、日付、取引内容、そして支払者と受領者の情報が記載されています。これらの情報が明記されることにより、代金を受け取ったことを明確に証明する重要な役割を果たすのです。

例えば、商取引で商品を販売した際、その代金を受け取った証として領収書を発行することで、販売者と購入者の間での取引の透明性が保たれます。

さらに、領収書は後のトラブルを避けるためにも重要です。例えば、支払いに関する誤解や紛争が生じた場合、領収書があることで、実際に支払いや受け取りが行われたことを客観的に証明できます。

領収書とレシートの違い

商品の詳細が記載されているか、誰から金銭を受け取ったかが記載されているかが違いとして挙げられます。

レシートには購入した商品の詳細、数量、価格などが全て記入されていますが、領収書には商品の詳細が一切記載されません。

一方で、領収書には受取人の情報が記載されることが特徴です。レシートには通常、宛名の記載がありません。

ただし、最近ではレシートの中に宛名の記入欄が設けられているものもあり、必要な情報を記入すれば領収書と同等の証明書として使用できます。必要な情報が記入されているレシートは、取引の証拠として有効であり、税法上も問題なく領収書として計上可能です。

領収書とレシートを同時に発行してはいけない理由

レシートと領収書を同時に発行することは、二重清算などのトラブルの元となりかねません。両方の書類を元に経費精算を不正に2度行えてしまいます。

両方手渡すことで、経費を過剰に計上し、利益を少なく見せて支払うべき税金を不正に抑える行為に繋がりかねません。このような不正行為に加担したとして、税務調査で追及される可能性があり、結果として罰則やペナルティは発行した店舗に科されるリスクがあります。

税務当局は、正確な取引記録の保持と適切な税務処理を求めており、不正行為に対する監視を厳しく行っています。したがって、同時発行は避けるべきです。

仮に誤って発行してしまった場合は、相手方に一方を破棄してもらうようお願いするのが適切です。

領収書の保存義務

領収書の保存は、法人税法や消費税法によって定められており、基本的に7年間の保管が義務付けられています。保存が必要な理由としては、税務調査や会計監査の際に必要となるためです。

但し、青色申告を行っている企業が繰越欠損金を利用する場合など、例外として10年間の保管が必要なケースもあります。

近年では、電子データによる領収書の保存も認められていますが、電子データの保存には一定の要件が課されているため注意が必要です。要件を満たさない場合、電子データとしての保存は認められません。

出典：国税庁/No.5930 帳簿書類等の保存期間

領収書の発行する時のポイント

領収書を発行する際のポイントとして次の内容が挙げられます。

• 控えは必ず保管しておく
• 宛名を必ず記載する
• 印鑑はなるべく押すようにする
• 書き間違えた場合は訂正印を押す
• 不正防止対策を行っておく
• 5万円（税抜）以上は収入印紙を貼る
• インボイス番号を記載する
• 後日領収書を発行する場合の対応方法

それぞれの内容を解説します。

控えは必ず保管しておく

領収書を発行する際のポイントとして、控えを必ず保管しておくことが挙げられます。控えを保管しないと、どのような取引に対して領収書を発行したのか、発行元に履歴が残りません。特に、受け取った側から取引内容に関する問い合わせがあった場合に、履歴が辿れず確認ができない可能性があります。

また、発行した領収書を元に売上を記録し、定期的に確認することで、取引の漏れやミスの防止も可能です。

国税庁では、紙の控えだけでなく、電子データでの保管も勧めています。国税庁電子帳簿等保存制度特設サイトでは、スキャナを使用して紙の領収書を電子データとして保存する方法や、メールで受け取った領収書の保存方法などが詳しく解説されているため参考になるでしょう。

出典：国税庁/電子帳簿等保存制度特設サイト

宛名を必ず記載する

宛名は、誰が購入したのかを証明するための重要な要素です。宛名があることにより、取引の正当性を証明できます。税務調査でも、宛名が明記されていない領収書は調査員に問題視されかねません。

宛名が空欄の場合はもちろん「上様」と記載されている場合には、誰に対して発行されたのか、特定するには不十分です。

このような不備があると、第三者によって領収書が悪用される可能性や、発行側が脱税幇助の罪に問われるリスクもあるため注意が必要です。

印鑑はなるべく押すようにする

領収書の発行に際して、印鑑は必ずしも必要ではありません。押印されていない領収書でも、経費精算には使用可能です。但し、領収書の偽造防止の観点から重要とされているため、印鑑が押されている領収書の方が一般的です。

印鑑がない場合、その領収書が本当に店舗で発行されたものかどうか証明する手段が乏しい状況になりかねません。印鑑があることで、領収書が正式に発行されたことを証明し、不正なコピーや改ざんを防ぐ役割を果たします。

また、企業間の信頼関係を保つためにも、印鑑は重要です。商習慣として、捺印された領収書は信頼性が高く、取引先との円滑な関係を維持するためにも役立ちます。

書き間違えた場合は訂正印を押す

領収書を発行する際に記載内容を誤った場合、発行側は内容の訂正が可能です。但し、金額の訂正はできないため、その場合は領収書を再発行しなければなりません。

金額以外の訂正を行う際には、訂正箇所に二重線を引いて取り消し正しい記載を明記し、その上に訂正印を押します。訂正印があることで、訂正が公式に行われたことを示せます。

使用する訂正印は、取引先への訂正の場合、信頼性を保つために会社の角印などを使用しましょう。また、訂正にはシャチハタ印や修正ペンは通常使用しません。

領収書を訂正する際は、訂正内容を誤るとさらに訂正が必要となり、視認性が低下しかねません。そのため、誤りを防ぐために訂正の下書きをすることが推奨されます。

不正防止対策を行っておく

領収書の不正で多いのは、数字を足して金額を改ざんするパターンです。例えば、本来3,000円の領収書に対して、金額の頭文字に数字の1を足して13,000円として計上する不正が考えられます。

また、白紙の領収書をもらい、任意の金額を書き込んで経費精算するケースや、私物の購入品に対して領収書を切り、経費精算するケースも想定されます。

金額の改ざんにおいては、記載金額の前後に円マークやハイフンを記載する方法です。

さらに、従業員が不正に経費精算を行う場合の対策としては、経費精算できる企業を限定することや、高額な領収書は事前決裁する対策もあります。

5万円（税抜）以上は収入印紙を貼る

経済的な取引には印紙税と呼ばれる税金が掛かり、印紙税を払うために発行されるものが収入印紙です。領収書の場合、5万円（税抜）以上の取引から税金が発生するため収入印紙を貼らなければなりません。5万円（税抜）未満の取引の場合は、印紙税の非対象となります。

収入印紙は、郵便局や役所、コンビニエンスストアで購入できます。ただし、コンビニエンスストアで購入できるのは、100万円（税抜）以下までが対象の、200円の収入印紙のみです。

インボイス番号を記載する

2023年10月から開始されたインボイス制度で、領収書を適格請求書とするために、領収書に登録番号（インボイス番号）の記載が必要とされました。

インボイス番号は、発行事業者があらかじめ税務署に申請して取得する必要があります。受領者が仕入税額控除を適用するために、インボイス番号の記載は不可欠です。

また、インボイス番号を記載することで、取引の透明性が向上し、税務上の信頼性が確保されます。これにより、発行事業者と受領者の間での取引が円滑に進むだけでなく、税務調査でも適切に対応できるようになります。

インボイス制度の導入に伴い、事業者は税務署に登録番号を申請し、取得した番号を正確に領収書に記載することが求められます。

後日領収書を発行する場合の対応方法

領収書は基本的には取引が交わされた日に発行しますが、取引を行ったレシートなどの証拠があれば、後日でも発行可能です。但し、日付や金額があいまいな場合は発行できません。

再発行を求められた場合は、経費の二重精算に使用されないための対策が重要です。再発行の場合、発行する領収書に「再発行」と明記することで、重複して使用されることを防げます。

また、再発行の際には、過去の取引情報をしっかりと確認し、一致する内容で発行しましょう。

キャッシュレス決済で領収書を発行する時の注意点

領収書を発行する場合、クレジットカード決済や電子マネー、QRコード決済、銀行振込の場合などそれぞれのケースで注意しなければならない点があります。

それぞれのポイントをみていきましょう。

クレジットカード決済で領収書を発行する場合

クレジットカード決済の場合、金銭の取引をその場で行わないため、通常の領収書は発行されません。しかし、経費精算を行う際には領収書が必要です。

クレジットカードで購入した際には、店舗から渡されるレシートやクレジットカードの利用明細書を領収書代わりとして使用できます。

クレジットカードの領収書を発行する場合には、クレジットカードを利用したことが明確に分かる但し書きを記載しましょう。

さらに、ポイント利用などを行った場合には、利用したポイント分を差し引いた実際の支払金額で領収書を発行する必要があります。

電子マネー・QRコード決済での領収書を発行する場合

電子マネーやQRコード決済での領収書発行は、支払い方法によって発行義務が異なります。電子マネー・QRコード決済の支払い方法は次の3つです。

プリペイド型とデビット型の決済方法は、その場で金銭の取引が行われたとみなされます。現金と同じ扱いのため、領収書の発行が可能です。

一方、ポストペイ型の決済方法は、クレジットカードのように、取引後にまとめて支払いが行われるため、その場で金銭の取引が発生しません。そのため、クレジットカード同様、領収書の発行は不要です。

領収書の発行を求められた際は、電子マネーやQRコード決済によるものであったことが分かるように明記しましょう。

銀行振込の場合の領収書を発行する場合

銀行振込の場合、振込明細書が領収書として使用できます。振込明細書が取引の証拠となるため、銀行振込に対して領収書の発行義務はありません。

しかし、取引先から領収書の発行を求められた場合には、発行する義務があります。ただし、振込の都度領収書を発行することになると、発行側の負担になりかねません。また、5万円（税抜）以上の取引に対しては収入印紙を貼る必要があるため、印紙代も発生します。

このような手間や費用を避けるために、あらかじめ取引先と振込明細書を領収書として利用する旨の取り決めを行っておくと良いでしょう。

銀行振込の領収書には再発行の義務はありません。一度発行した領収書を紛失した場合でも、再発行する必要はないため、この点も取引先に事前に伝えておくと、無用なトラブルを防げます。

但し書きの書き方のポイント

但し書きが空白の場合、正式な書類として認められません。また、お品代とだけ記載するのも不適切です。具体的な品目を記入することで、取引内容が明確になり、信頼性が高まります。

具体例は次の通りです。

複数の品物がある場合には、代表的なものを記入すると良いでしょう。後々のトラブルを避けるためにも、正確な但し書きの記入を心がけることが重要です。

業務効率化ができるPOSレジ導入メリット

領収書の発行に関しても様々な知識が必要ですが、会計業務の効率化ができるPOSレジも多々あります。

それぞれのPOSレジには、特徴や活用するメリットがあり、機能や特徴を比較していきましょう。

スマレジ

スマレジは、0円から始められるクラウド型のPOSレジシステムです。無料プランでも売上分析や在庫管理など、汎用的な機能が揃っています。

さらに、クラウドベースのシステムであるため、インターネット環境があればどこからでもデータにアクセス可能です。

導入例を次に示します。

2024年10月時点

スマレジは、売上分析や在庫管理に優れており、小売店を中心に利用されています。

ユビレジ

ユビレジは、「カンタンがイチバン」のコンセプトの基に設計された、直感的に使えるタブレットPOSレジシステムです。その使いやすさから、個人店舗から大規模店舗まで、あらゆる規模感に対応できます。

導入例は次の通りです。

2024年10月時点

ユビレジは、飲食業、小売業、サービス業それぞれに特化したオプションも豊富に用意されていることも特徴の1つです。

STORESレジ

STORESレジは、アプリから領収書を簡単に発行できる機能があります。また、店舗情報や所在地など印字内容をカスタマイズできる幅が広いのが特徴です。そのため、店舗独自のブランドイメージを保ちながら、顧客に提供する領収書のデザインを自由に設定できます。

導入事例を次に示します。

2024年10月時点

さらに、STORESレジはネット販売もサポートしており、実店舗とオンラインショップの統合管理が可能です。そのため、在庫管理や売上分析を一元化し、効率的なビジネス運営が実現します。

Airレジ（エアレジ）

Airレジは、0円で簡単に使えるPOSレジアプリです。特に、小売り向けの機能が充実しており、バーコード読み取りや在庫管理などの機能を揃えています。

導入例は次の通りです。

2024年10月時点

Airレジはクラウド管理のため、インターネット環境があればどこからでも売上を確認できることが特徴です。そのため、複数店舗を運営している場合でも、各店舗の売上状況をリアルタイムで把握し、適切な経営判断ができます。

USENレジ

USENレジは、業種特化型のタブレットPOSレジシステムです。飲食店、美容室（サロン）、小売店、治療院の4業種に特化した使いやすいPOSレジアプリです。

導入例は次の通りです。

2024年10月時点

飲食店専用のUSENレジ（USENレジ FOOD）は、テーブル管理やオーダー管理、厨房との連携など、飲食店特有のニーズに応える機能を豊富に備えています。クラウドベースのシステムを採用しているため、管理者はどこからでもリアルタイムで売上データにアクセスでき、複数の店舗の一元管理が可能です。

売上分析やABC分析をはじめ、約30種類の分析機能が標準搭載しており、追加費用なしで利用できます。

さらに、USENレジは、導入から運用まで手厚いサポートを提供しています。導入時の初期設定やスタッフのトレーニング、運用中のトラブルシューティングなど、サポート体制が整っており、安心して利用できます。

領収書発行はもちろん、POSレジ選びはUSENレジ

今回の記事では、領収書の発行を求められた場合の対応を解説しました。領収書は、金銭を受け取ったことを証明する書類です。取引が成立した証憑として機能し、ビジネス取引や個人間の金銭授受の際に発行されます。

領収書は現金の取引だけではなく、クレジットカードや電子マネー、銀行振込など、決済手段により領収書の発行ルールは異なります。

会計データを軸として、売上分析や顧客分析を行うPOSレジにおいて会計時の業務効率化は必要です。

USENレジは、各4業種ごとに最適な会計機能を備えており、領収書の発行だけではない様々な機能を搭載しています。
詳しくは、お気軽にご相談ください。

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