予実管理とは？ 管理の目的ややり方、注意点を解説

予算通りに売上が達成しなかったときには

予算の通りに売上を伸ばせれば、想定通りに利益を生み出せるでしょう。しかし、実際には予算を設定しても、その通りに売上を達成できるとは限りません。

もし、予算の数値目標よりも実際の売上が少なかった場合、利益も想定より少なくなります。その際は、予算と実績を対比しながら、原因を突き止めなければなりません。そして、次はどうすれば予算通りの売上を実現できるのか対策を考えます。また、特に売上が少なくなるような要因が見当たらないこともあるでしょう。そのようなときは、予算の設定がおかしい可能性もあります。

予算管理を行う期間

予実管理は、一定の期間に区切って行います。1日単位や1週間単位、1ヶ月単位、四半期単位、1年単位などで行うのが一般的です。業種や業態によって、予実管理の最適な期間は異なります。

例えば、小売店や飲食店などの場合には、1日単位などの短い期間で予実管理を行うのが望ましいでしょう。1日単位なら、その日は普段と比べてどうだったのか思い起こせば、売上が振るわなかった原因がすぐに分かることも多いです。逆に1ヶ月や四半期などの期間だと、原因がなかなか見えてきません。効果的な予算管理を行うには、適切な期間を設定することが重要です。

店舗全体の営業利益の予算目標を定める

最初に営業利益の数値目標を定めるところから始めましょう。最終目的である営業利益の数値から逆算する形で、細かな項目の数値目標を決めていきます。このとき、過去のデータを参考にした上で、努力次第で実現可能な目標を設定することが大切です。現実的に困難な目標だと、達成できないのが当たり前になるため予実管理をする意味がなくなってしまいます。

項目別の予算を設定する

予算管理で数値目標を設定する項目は、売上高や、固定費、変動費などが挙げられます。売上高なら、そこからさらに細かく、商品別や部門別に分けることができるでしょう。変動費も、仕入原価や人件費などに分けられます。

このようにして、細かく分けた項目別に予算の数値目標を設定していきましょう。営業利益だけの数値目標だと漠然としていますが、項目別に分けた数値目標があれば、具体的にイメージしやすくなります。

予実対比を行う

実績が確定したら、予算と実績の対比を行ってみましょう。

まずは、予算を達成できた項目とできていない項目を把握します。できていない項目に関しては、予算との差異がどの程度開いているのか把握することが大切です。

予算を達成できず差異も大きい項目に関しては、その原因を突き止めましょう。内的な要因であれば、改善策を練らなければなりません。外的な要因が原因なら、次期以降は他の項目でカバーして営業利益への影響をできるだけ小さく抑える工夫が必要です。

必要に応じて修正を加える

予算の設定が間違っているために、達成できないケースもよくあります。予算と実績で大きな差異が開いてしまった項目の中に、そもそも予算の設定に無理がある項目がないかを確認してみましょう。現実的でない数値目標を設定しているようなら、それを修正しなければなりません。

また、項目によっては予算を難なく達成しており、実績が順調に伸びていることもあるでしょう。この場合も、当初の数値目標の設定が甘すぎたのか、それとも従業員の努力の結果なのか見極める必要があります。もし、甘すぎる設定だった場合には、修正を加えましょう。

分類項目を細かくしすぎない

比較する科目を細かくすると、それだけ詳細な予実対比を行うことができます。しかし、あまり細かくしすぎると細部に目が行き過ぎて、今度は全体像が見えづらくなります。どこまで細かくするかは店舗ごとに異なりますが、細かくしすぎないように注意が必要です。

差異をなくすことに囚われない

予実対比を用いて分析を行う場合、予算と実績の差異がなぜ発生したのか、その原因を追求することは大切なことです。しかし、最終的な目的は、差異をなくすことではありません。最も大切なのは、改善のためのアクションプランです。細かい部分の不整合に囚われず、重要度の高いものをピックアップして経営戦略を立てましょう。