IP電話とFAXは同じ回線で使えるのか知りたいと思っている方は多いのではないでしょうか。組み合わせることができれば、利便性やコストの面でもメリットが大きいでしょう。この記事では、IP電話でFAXは利用できるのか、IP電話とFAXを組み合わせるメリット、IP電話で使えるインターネットFAXについて解説します。
目次
IP電話でFAXは利用できる！
結論から言うと、IP電話でFAXの送受信を行うことは可能です。IP電話は、インターネット回線を利用して通話する電話サービスですが、音声通話が行えると同時に、インターネットFAXも利用できます。
また、インターネットFAXではアナログ回線を使用したFAXとの送受信も行えます。
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IP電話のFAXは動作が不安定になる？
IP電話でFAXを利用する際は、回線の品質や機器などの利用環境によってFAXの動作が不安定になる場合があります。
一般的にIP電話でFAXを使うと接続が不安定になると言われているのは、FAXの機器の多くがアナログ回線の利用を前提にしているからです。そのため、インターネット回線を利用するIP電話ではエラーが発生しやすくなります。
回線や機器の品質が低いと、FAXデータの変換や復元にエラーが起きてしまう場合も少なくありません。しかしながら、サービスの品質がよければ動作も安定するでしょう。
IP電話とFAXを組み合わせるメリット
・コストを削減できる
・利便性が向上する
・セキュリティリスクを減らせる
IP電話とFAXを組み合わせるとどのようなメリットがあるのでしょうか。電話とFAXを別々に使っていた従来の利用方法との違いを踏まえてみていきましょう。
コストを削減できる
IP電話とFAXを組み合わせる大きなメリットの一つが、通信コストを大幅に削減できる点です。IP電話の利用ではインターネットを介してデータを送受信するため、従来のアナログ回線に比べて通話料金が安くなります。
さらに、同じネット環境を利用したFAXを使用すればFAX専用機の設置も不要です。印刷が不要になるので、トナーの交換などのメンテナンス代や用紙代も節約できます。
利便性が向上する
IP電話とFAXの組み合わせは、利便性が高まる点もメリットの一つです。IP電話を利用することで、オフィス内外を問わず簡単にFAXを送受信できるため、業務効率の向上につながります。
ほかにも、FAXのデジタル化や自動転送機能など、IP電話には多くの機能が備わっている点も魅力です。受信したFAXはデジタルデータで保存できるため、簡単に検索・ファイリングができ、情報の整理・共有がスムーズに行えるようになります。
セキュリティリスクを減らせる
IP電話とFAXを組み合わせれば、前述の通り従来のFAXのように紙で印刷する必要がありません。そのため、紙の紛失や盗難によって第三者に見られるといった情報漏えいのリスクも回避できます。送受信したデータはサーバーに保存され、閲覧権限がある従業員のみ見られるように設定することも可能なので安心です。
IP電話で使えるインターネットFAXとは
インターネットFAXとは、インターネットを介してFAXの送受信を行えるサービスです。従来のFAXでは電話回線を使うのに対し、インターネットFAXはインターネット回線を使ってデータを送信し、受信側で表示や印刷ができます。
そのため、インターネット回線がつながる場所であれば、FAX専用機の設置が不要で、どこからでもFAXを使えるようになって便利です。
従来のFAXとの違い
インターネットFAXは、短い送信時間で複数のデータを一斉に送れるのが特徴です。また、電子データへ変換してクラウド上でデータ保管できるため、手軽に管理できてメンテナンスの負担もほとんどかかりません。ただし、インターネットFAXでは対応していない番号もあるため、従来のFAX番号を引き継ぎたい場合は注意が必要です。
インターネットFAXの注意点
・FAX番号が変わることがある
・通信コストがかかる場合がある
・受信したことに気づかない場合がある
従来のFAXに比べて便利な面も多いインターネットFAXですが、利用するうえでの注意点もいくつかあります。とくに押さえておきたいものをみていきましょう。
FAX番号が変わることがある
サービスによっては、これまで使用していたFAX番号を引き継げない場合があります。番号を変えるとなると、取引先への通知や番号が間違っていたときの対応などが避けられません。そのため、既存の番号を別の事業者でも引き継げるナンバーポータビリティーサービスを利用できるサービスを選ぶのがおすすめです。
ただし、一部の市外局番はナンバーポータビリティーサービスの対象外となっているため、使っているFAX番号が該当しているか合わせて確認しましょう。
通信コストがかかる場合がある
インターネットFAXは従来のFAXと異なり、FAXの受信時に料金が発生する場合があります。サービスによって異なりますが、1枚あたり3〜10円ほどかかるケースが多いです。用紙代やインク代を節約できる一方で、受信数が多い場合は相応のコストがかかってしまいます。
サービス選びの際には、どのような料金体系になっているかもしっかり把握しておきましょう。
受信したことに気づかない場合がある
従来のFAXは受信すると紙に印刷されるため、気づかないというケースは少ないでしょう。一方、インターネットFAXは紙で出力しないため、FAXが届いたことに気づきにくい場合があります。サービスによっては、通知機能が搭載されているものもあるので検討しましょう。
受信が多く、頻繁に通知が届く場合には、通知設定を変更できるものがさらに便利です。
IP電話とFAXに関するよくある質問
・IP電話でFAXをする場合は印刷できる？
・IP電話でのFAXでは記入はどのように行う？
IP電話とFAXを組み合わせて使うのは初めてで、わからないことが多いという方も少なくないでしょう。IP電話とFAXに関するよくある質問をまとめましたので、参考にしてみてください。
Q.IP電話でFAXをする場合は印刷できる？
A.IP電話でFAXを利用する場合も、従来のFAXと同じように印刷できます。普段のFAX確認はインターネット上で行い、紙で管理したい重要な書類などはプリンターに接続して印刷するというように使い分けるとよいでしょう。
Q.IP電話でのFAXでは記入はどのように行う？
A. スマートフォンにFAXで送りたい内容を手書きで記入できるサービスがあります。ちょっとした連絡ですぐにFAXを送りたいときに便利です。書き込みは指でできるので、専用のペンを用意する必要もありません。
IP電話と組み合わせてFAXをより便利に利用しよう
IP電話とFAXを組み合わせれば、従来のFAXに比べてコスト面や作業性の面で多くのメリットを得られます。サービスを選ぶ際は、FAX番号が引き継げるかどうか、料金体系はどのようになっているかという点をよく確認して、利便性の高いものを選びましょう。
USEN PHONEは、電話とFAXをスマホ1台で利用できる、店舗での使用に特化したIP電話です。電話の回線工事は不要で届いたその日からすぐ利用でき、スマホの画面に直接書き込むことでFAXとしても使用できます。通常のIP電話と異なり、市外局番を設定できるため、固定電話としても利用可能です。ぜひこの機会にご検討ください。
