今まで事務作業にかかっていた
コストや時間が"ゼロ"になりました

100種類以上のメニューを全て手作り、しかも目を疑う低価格で提供している大衆酒場マルリキ。冷凍食品やパックの製品を使用しないことで無駄なコストを削減し、お客さまへ価格で還元するこのスタイルは手作りの安心感も加勢し、仕事終わりのサラリーマン男性だけでなく若い女性客にも人気を博しています。「お客さま第一」「無駄削減」の二軸を徹底する大衆酒場マルリキオーナー、東雲フーズ株式会社 代表取締役の吉村公乙さんに、USENレジ FOOD、USEN TIMECARD導入のきっかけ、また導入後に見られた効果についてうかがいました。

帳票の作成、売上管理。作業の膨大さに限界を感じていた

USENレジ FOODは、税理士の先生に紹介していただいたのが導入のきっかけです。
税務や会計処理については、基本的に税理士の先生に依頼しているのですが、毎日の売上管理や出数表（商品の販売数を集計した表）の作成など、店舗側で必要となる経理作業がとにかく重く、ひどく負担に感じていました。

以前は他社のPOSレジ、会計ソフトを使用していたのですが、毎月の締め日にはレジからデータをプリントアウトし、それを自分で作ったExcelに打ち直してさらにそれを税理士の先生に送るためにPDFへ変換して...というような作業がどうしても必要でした。毎回かなりの時間がかかります。

そしてなにより辛いのは、こういった事務作業にかかる時間やコストは生産性がゼロだということです。事務員を雇えば少しは楽なのですが、うちではその分のコストもお客さまへ還元したいという想いがありましたので、そういった作業は全て私一人で行っていました。

そういった諸々を税理士の先生と話している中で、USENレジ FOODというクラウドで管理ができるPOSレジがあることを教えていただきました。会計ソフトも見直し、レジの売上データを自動で反映できるMoney Forward クラウド会計 for USENへ切り替えることで、出数も売上も全てクラウドで管理ができるようになりました。

一番のメリットは、今まで税理士の先生へ送るために費やしていた作業が全く不要になったということです。作業時間が削減できたというより、"ゼロ"ですよね。クラウドで先生の方から自由にアクセスして確認いただけるようになったことで、日々の連絡も最小限で済みますし、これほど楽なことはありません。

USEN TIMECARDで全店舗の勤怠状況も一括で管理

経理作業と並行してもうひとつ、勤怠管理とそれに紐づく給与明細の作成作業があります。

これまで勤怠管理ソフトを使用していたのですが、各店舗にプリンタがないので、1ヵ月分の勤怠状況を写真に撮ってもらい、毎月店舗から送ってもらっていました。それを、これもまた自分で用意したExcelのシートに全員分の勤務時間を入力し、それが終われば別の給料明細作成ツールに数字を入れ直してプリントアウト。
この作業を各店舗分、当時だと4店舗分ですね。それを前段の経理作業と同時進行で行う必要があったので、正直めちゃくちゃ大変でしたよ。

勤怠管理ソフト「USEN TIMECARD」を導入してからは、各個人の勤務時間が自動で計算されるので、それを確認して問題なければPDFにしてアルバイトの方へメールで送ればもう終わり。本当にとても楽ですよね。

今、店舗は6箇所あるのですが、経理作業にしても給与明細の作成にしても、以前と同じやり方で続けていたらどうなっていたか...とぞっとします。ネットレジ、会計ソフト、勤怠管理ソフト、給料明細作成ツールなど、各システムそのものは便利なサービスを使っていたのですが、それらが全く連動していなかったので、結局その間を繋ぐために必要なアナログ業務が発生して余計な手間がかかっていました。

分析に費やせる時間が格段に増えた

バックグラウンドで行う事務作業が最大限削減できたことで、分析や過去の実績確認に費やす時間をしっかりと確保できるようになりました。これも導入後に実感している効果のひとつです。それに分析の精度も全然違いますね。今まで使っていたレジでは1ヵ月で締めて、そこから集計、分析をする必要があったので、どうしても分析の結果を翌月にしか反映できなかったのですが、今はリアルタイムで集計、自動で分析もしてくれるので、店長がABC分析を見て必要であればすぐにメニュー内容を調整することができます。

出数に、売上、客単価。重要な指標に関しては日々細かく確認していますね。まだ活用しきれていない部分はありますが、現状で必要なデータは全て把握できているのでとても満足しています。逆にこれ以上に必要なものがない、というのが率直な感想です。

また、うちでは店舗の食材在庫状況によって日々新しいメニューを考案し、お店に手書きメニューを張り出したりもしています。そういったメニューの中で、人気のあるものはレギュラーメニューに加えているのですが、それも全部USENレジ FOODへ設定してABC分析をしています。今までイレギュラーなメニューに関しては、少なからず感覚で扱っていた部分があったのですが、分析を基にメニューを設定できるようになったので助かっています。

飲食店経営者は知り合いにもたくさんいますが、まだまだ分析もしていないような店舗は多いです。飲食店は思っているよりもアナログです。でも今、キャッシュレス化が進んでいるような世の中では、どんぶり勘定ではなくUSENレジ FOODのような分析機能が整ったレジが、どのお店にも必要不可欠になってくるんじゃないかな、と個人的には思いますね。