様々なビジネスで導入！代理店商材としてのクラウド型勤怠管理システム

従業員の管理は、会社として必ず求められる義務です。会社のコストを管理するとともに、労働基準法の法令を遵守するためには、従業員の労働時間を正しく把握する必要があります。大企業から小規模な店舗まで、従業員を雇用する会社では、勤怠管理システムの構築が問題視されることもあるでしょう。クラウド型の勤怠管理システムを扱う代理店は広く募集はされています。クラウド型勤怠管理システムの概要から、その募集に向く事業主までまとめました。

■クラウド型勤怠管理システムとは

従業員の勤怠管理は、企業も必ず求められる業務です。企業によっては、アナログなタイムレコーダーを使用しているかもしれません。しかし、タイムレコーダーを使用した手作業集計は大きな時間を消費します。また計算ミスなども起きやすいでしょう。さらに、集計するまでの間は現時点の従業員の労働時間を把握することができません。

起業の経営は、よりスピーディーな決断が求められます。現時点でのコストや収益のデータが必要になるケースも想定されるでしょう。しかし、従来の勤怠管理では現時点のデータを集計するためにも時間がかかります。

そこで多くの企業が導入しているのが、クラウド型勤怠システムです。ディスプレイで簡単に出退勤の打刻ができるとともに、その情報をクラウド管理することができます。クラウド管理することで外出先であってもインターネット環境さえあれば閲覧できます。事業主が外出していても、どの従業員が出勤しているのかを確認することができるのです。

また、勤怠を打刻する端末のほか管理画面で勤怠実績を店舗単位で取りまとめて確認することもできます。管理画面から従業員の労働時間を確認できるほか、承認や修正も可能です。CSVファイルとして出力することでデータをそのまま保存することもできるでしょう。会議や経営状態を分析するときの資料としてもクラウド型勤怠管理システムの情報が役立ちます。

■導入メリット

クラウド型勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理にかかるコストが大幅に削減されます。確認や修正をおこなったデータを抽出し、給与ソフトに取り組むことによって、給与計算も自動的におこなうことが可能です。打刻した勤怠データが自動計算されて店舗のデータとして集約されるので、リアルタイムでコストを把握することができるでしょう。今まで紙ベースやタイムカードベースの手計算で勤怠管理をおこなっていた企業は、クラウド型勤怠管理システムを導入することで業務負荷が大きく減少します。

小売店や飲食店では、従業員のシフト作成も大きな手間になります。スタッフ一人一人から希望するシフトを回収して、それをもとにシフトを作成すると時間もかかり、ミスも起こりやすいでしょう。一方で、これらの作業は自動計算の得意分野でもあります。クラウド型勤怠管理システムであれば、スタッフがあらかじめ入力したシフト希望のデータを基にして、自動でシフトを作成することができます。

シフトをクラウドで管理できることは、経営する側だけでなく、従業員側にとってもメリットがあります。希望シフトの提出や確定シフトの確認、勤怠申請などの手続きをすべてスマホからできるため、隙間時間であってもすぐに登録や変更が可能です。このような使い勝手が良い勤怠管理システムを構築することが、従業員が働きやすい環境を整備することにもつながるでしょう。また、勤怠管理をデータで管理できるため、スタッフの労働時間なども把握しやすくなります。

労働基準局の通達では、労働時間の管理について「使用者が、自ら現認することにより確認し、記録する」か「タイムカード、IC カード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録する」ということを求めています。この法令に違反すると、労働基準監督署からの指導を受けたり、裁判を起こされたりといった事態を引き起こす可能性もあります。こういったトラブルを避けるためにも労働時間の管理はすべての事業主に求められているのです。

近年、従業員の健康状態を管理することが、企業には求められるようになってきています。時間外労働や休日出勤によって疲労が溜まれば、心身への影響も心配されます。事業主として従業員の労働環境を把握することや、必要に応じて業務の調整をおこなうことは、リスク管理の面からもますます重要になってくると考えられます。

■勤怠システム導入事例

勤怠管理を新しくするとなると、事業主も従業員も働き方に変化が生まれます。事例でどのように変わったかを紹介しましょう。

・勤怠の見える化に成功
ある企業では、紙を使用した各種申請をおこなっていため、残業の申請忘れや承認作業の手間などに課題を抱えていました。また、残業を管理したいと考えていても、顧客がある仕事ではイレギュラーが起きることが日常です。そのため、残業をする従業員に偏りが見られるのが実情でした。

この企業では、まずクラウド型勤怠管理システムを導入することで、労働時間をより把握しやすくする状態を整備しています。さらに、従業員自らその月の労働時間や残業時間を把握することによって、セルフマネジメントができるようになりました。長時間労働が多い従業員や時期を把握することによって、管理者も長時間労働を防ぐための施策を講じることが可能です。労働時間が集中しないように事前に労働を割り振ることで残業時間の軽減が実現しました。

・業務効率を向上するとともにリスク管理体制の整備を実現
タイムカード集計をしていた企業でも、クラウド型勤怠システムを導入することで様々な効果が現れています。今まではタイムカードをベースにして表計算入力をおこない、集計してから給与計算をおこなっていました。これらの作業は、従業員の給与に関わるためミスができません。そのため、慎重に作業するため、多くの時間を費やしていました。事業主も、集計に拘束されることで、本業に注力すべき時間が減っていることに懸念を持っていました。

さらに、タイムカードはうっかり紛失してしまうと復元することができません。クラウド型勤怠システムを導入するまでは、そういったリスクに対応していなかったといえます。クラウド型勤怠システムによって、これらの不安は払しょくされ、勤怠にかかる業務時間も削減できました。さらに紙やインクなど文房具にかけていた費用についても、コストダウンが可能になっています。

■代理店としての顧客ターゲット

小規模な事務所から大規模な企業まで、人を雇用している場所では必ず勤怠管理が必要になります。募集代理店として営業できる機会は、無数にあるでしょう。

クラウド型勤怠管理システムを導入することによって、圧倒的に業務が軽減される職種もあります。たとえば、飲食店や小売店などのシフト勤務が多い職場です。さらに、介護施設や病院といった時間外勤務、夜勤が多くなりがちな職種であっても、クラウド型勤怠管理システムを導入することで勤怠を把握しやすくなるといえるでしょう。

これから開業するために人を雇う予定がある人にも、クラウド型勤怠管理システムはおすすめの商材です。クラウド型勤怠管理システムはパソコンやスマホ、タブレットを利用することができるため、導入費用も抑えることができるでしょう。直感的に操作しやすいものであれば、普段パソコンに慣れていない人でも不自由なく使いこなすことができます。

代理店として扱うことができる商材にはほかにも、クラウド型勤怠管理システムに必要となるインターネット回線や、電力などがあります。これらの商材を合わせて紹介することで代理店としての提案の幅を広げることにもなるでしょう。顧客に対してより信頼を得るためには、ただサービスや商品を紹介しているだけでは足りません。代理店としてより多くの商材を用意することは、本業の助けにもなるはずです。

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