クラウド型勤怠システムの利点とは

従業員の勤怠管理やシフト作成は、経営者のほかにも現場責任者の重要な業務の1つです。手作業で行うと非常に手間がかかる作業には、クラウド型システムを導入する方法を考えてみましょう。ここでは、代理店募集への参加を検討している方に知ってほしいクラウド型勤怠システムの特徴や導入メリットを紹介します。

勤怠システムの特徴

クラウド型勤怠システムは、店舗に設置したモバイル・タブレット端末を通して出勤や退勤のほかにも、休憩開始などを簡単に打刻してインターネット上で管理する仕組みのことです。オーナー専用アプリを連動させることにより、状況をどこからでも確認できるため、データのやり取りや書面の作成、提出の手間を軽減できます。

出張や会議で本社に用事がある、他の店舗の管理も同時に担当しているといった、飲食店や理美容サロンのオーナーは多忙です。現場の様子が気になってもすぐに確認することができないため、マネジメントがおろそかになってしまう場合があります。クラウド型勤怠システムがあれば、どこからでも状況把握ができるため、スムーズかつ効率的な人材マネジメントに役立つはずです。加えて事務作業に費やす人員も少なくて済むため、コスト削減にも役立つでしょう。

・確認したデータはCSV出力して保管できる
勤怠データを確認するだけでなく、その後一定期間保管する現場は多いものです。閲覧したデータをそのままCSVで出力し、データの保存をすることで管理の手間が軽減できます。また、クラウドスペースにデータを保管すれば、ハードディスクの故障といった万が一のトラブル際も安心です。オンラインにデータを蓄積していくことになるため、給与算定や勤怠管理に必要な重要データの保管場所にも困りません。

・低コストで導入できる
クラウド型勤怠システム導入には、打刻を行うタブレットやモバイル端末の調達だけで済みます。ペーパーベースのタイムカードを用意して経理事務の人員を確保、毎月末に手作業で集計を行う大掛かりな準備は不要です。また、クラウド型勤怠システムを使うことで、従業員が増えても管理コストが変わりません。これから規模を拡大したいスタートアップ段階の店舗には、非常に適したシステムです。

勤怠システムの使用で得られる効果

タイムカードによる勤怠管理は、代わりの誰かが打刻するといった、不正がでてくる可能性がでてきます。出勤時だけでなく、退勤時の不正な打刻の可能性もゼロではありません。このような状態を放置すれば、スタッフの統制がとれなくなるだけでなく、労働時間を管理する使用者責任が果たせなくなってしまいます。過剰な残業や休日出勤に気付かないまま、労働基準監督署のチェックに引っかかってしまう場合もあります。
クラウド型勤怠システムでは、打刻の様子を端末のカメラでチェックできるため、不正を未然に防ぐことができます。この機能の使用はオーナーの判断によって設定できるため、不正防止機能がついていることを従業員にあらかじめ知らせておけば、「きちんと行わないといけない」と意識を促す効果もあります。

・簡単操作で専用のトレーニングは不要
USEN Time Recorderの画面は、特別なトレーニングを受けなくても使える分かりやすいレイアウトになっています。新しい人が入ってきても、誰かが1回教えたらマスターできる簡単な操作のため、パソコンが苦手な社員でも問題ありません。ボタンを押すだけで出勤、退勤の記録がつけられるので、業務が立て込んでいるタイミングでもストレスになりにくく、打刻漏れを予防できます。打刻されたデータは自動でクラウドサーバーにアップロードされる仕組みのため、反映ミスもなくなるはずです。

・スタッフ向けマイページからシフト提出
USEN Time Recorderでは、スタッフ向けのマイページも提供されます。マイページからは、シフトの提出や確認が行える仕様です。有給取得や勤務時間の変更は、指定のフォーマットに入力してプリントアウトすることで完了です。上司に直接提出するよりも手軽に行えるため、従業員の負担になりません。操作も簡単で作業の合間に作成できるため、業務効率が高まります。事務作業の負担を軽減して、本来の作業に集中できる環境作りは、従業員のモチベーションを高める大きな要素となるでしょう。

提出されたシフト希望は管理画面に集約されて、自動的に集計されます。それぞれの希望をふまえた集計が簡単に行えるため、オーナーの負担も軽く済むことが可能です。決まったシフトは、それぞれのマイページに反映されます。加えて、勤務実績は、給与ソフトへデータとして送ることができるため、それを基に実績値を正確に計算できます。担当者が手作業で行っていた作業の多くが自動化されることになることで、入力ミスや希望の見落としといった、ヒューマンエラーの予防に役立つはずです。

・組織内コミュニケーション活発化にも貢献
適切な勤怠管理を行うことによって、マネジメント層と現場のコミュニケーション不足が解消できます。リアルタイムでシフトを確認したマネージャーやオーナーから「最近、残業が増えているようだけど大丈夫か？」「○○さんは昼休憩をとれていないから、サポートに入ってほしい」といった声かけも可能です。自分のことを気にしてくれる人がいることで、組織への信頼感が生まれ、職場の雰囲気も良くなります。また、日常的なコミュニケーションがきちんとできていることで、結束力も高まります。オフラインの勤怠管理では、一人ひとりの状況が把握しづらいため、クラウド環境システムと比べて非常に手間がかかるでしょう。どんな事業でも、オーナーにとって優秀な人材確保は、何よりも優先したいところです。新しい人が入ってきても、すぐに辞めてしまう状態が慢性化すれば、経営は安定しません。システムの活用によって働きやすい環境を整えておくことで、人材流出を予防する効果があります。

USENの代理店になるメリットとは？

クラウド型勤怠システムは、様々な会社が扱っています。その中からあえてUSENを選択するメリットは、関連サービスが豊富なことによる、ワンストップ型の提案ができることです。クラウド型勤怠システムを活用するには、インターネット環境が必要になります。USENでは光回線やWi-Fiサービスも扱っているため、インターネット環境の構築から提案が可能です。

さらに、タブレット端末で操作できるPOSレジ、飲食店向け予約台帳サービスといった、関連サービスも豊富にあります。お店のオペレーションに合わせて、最適な組み合わせを提案。経営データの把握や分析、人材マネジメントまであらゆる悩みを一手に引き受けることが可能です。サービスの紹介を行う代理店としても、引き出しがたくさんあった方が提案しやすく、話しを聞いてもらえる可能性が高くなります。そもそも利便性が高く導入メリットが大きいシステムばかりなので、大切なお客さまに紹介する際も安心です。

サービスの導入や環境構築、運用開始後のサポートは、全国に148の拠点を持つUSENのスタッフが行うため、代理店はお客さまを紹介するだけです。年中無休のサポート体制があることから、不便をかける心配がありません。トラブルが起こった時も迅速な対応で、待たせることはないでしょう。代理店だけでなく、お客さまにとってもメリットが大きく、事業の発展と収益拡大に貢献します。

勤怠システムをUSEN Time Recorderの導入で、従業員やオーナーが働きやすい環境ができ、活き活きと仕事ができる職場になります。加えて代理店にとっても、強力な営業ツールになるでしょう。適切な管理を始めることで、法令遵守の労働環境作りにも役立つシステムの販売は、大切なお客さまに貢献することができます。

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