円滑な勤怠管理を実現する勤怠システムについて

勤怠管理にかかる手間は、ビジネスを行う経営者にとって大きな負担になるものです。クラウドシステムの導入は、これらの手間を解消する方法として注目が高まっています。勤怠システムというと、店舗運営側にとってはいまだに、簡易的なシステムやタイムカードを思い浮かべる顧客も少なくありませんから、クラウド型について顧客へ説明できるようにしておきましょう。

勤怠システムについて

勤怠管理システムによって、出勤時間や退勤時間だけでなく、残業時間を正確に把握、適切に管理していくことが可能です。従業員が打刻したタイムカードの内容を、集計ソフトにまとめて集計することで、効率的に情報管理をすることができます。

システム化を行えば、毎月自動で処理されます。毎月の負担を軽減できることから、多忙な経営者にはぴったりです。勤務状況の管理が適切でないと、労働者とのトラブルに発展するリスクがあります。働きやすい環境の提供を考えているのであれば、使いやすくて正確な勤怠システムの活用が不可欠です。そのため、勤怠システムの紹介は顧客にとってベネフィットが大きく感じられやすいといえるでしょう。

勤怠システムのメリットとは

勤怠システムを導入するメリットに関して知っておくと、紹介する際にスムーズです。期待されるメリットは、大きく分けて4つあります。

・コスト削減
管理は経営者自らが行うほかにも、人事や労務担当者を雇っている組織もあります。全社員の勤怠情報を手作業で入力して給与計算することは、多大な時間がかかり経営を圧迫する要因になりかねません。システムを使って処理を自動化することにより、勤怠管理に要する人件費を削減できます。システムを活用すれば、スタッフが増えても管理コストは一定です。店舗を増やして事業拡大を考えている経営者になるにつれ、メリットは大きくなります。

・最適な勤怠管理が可能
勤怠管理システムは、適切な情報管理にも役立つものです。スタッフの働き過ぎを産む原因の1つに、管理者の目が行き届かない体制があげられます。残業や休日出勤が多くなったことに管理者が気付かなければ、業務に反映させることができません。勤怠管理システムを導入することで、特定のスタッフにだけ負担をかけるリスクが減らせます。実情をふまえた人員配置計画が行いやすくなるため、働きやすい環境に近づくはずです。

・不正を防ぐ
勤怠管理システムの中には、ICカードや指紋認証システムといった正当な勤務時間を守る仕組みが備わったものがあります。タイムカードの不正を防ぎ、スタッフの統制を図るためには効果的です。同じ職場で働く社員の適切な管理と共に、不正が横行する環境を防ぎます。働くスタッフが損をする職場にならないよう、リスクヘッジをするシステムは大切です。

・業務の効率化
タイムカードの提出やシフト希望のフォーマットで作成する作業は、普段の仕事に加えて行う必要があるため大きな負担です。システムを通して簡単に提出できることで、本来の仕事に対して影響を与えずに済みます。仕事に使える時間が増えることで、より生産性が高まるため、使い勝手だけではないメリットが多く受けられるでしょう。

勤怠システムの選び方

勤怠システムを紹介する際に注目したいポイントを紹介します。システムを紹介するにあたって、どのような選び方ポイントを意識しているかを知っておくとスムーズです。

・導入の費用で選ぶ
勤怠システムの導入費用は、システムによって様々です。社内独自のシステムを構築して運用する方法は、30万～100万円くらいかかることが珍しくありません。ネットワーク上のシステムを活用するクラウド型は、もう少し値段が抑えられることが可能です。平均的な相場ですと、数万～50万円くらいで導入ができます。

・勤怠システムの主な導入先
勤怠管理システムの導入先は、業界問わず多岐にわたります。その中でも飲食店は、メリットが大きい業界として注目を集めているようです。短時間勤務のアルバイトスタッフが多い店舗では、シフトの管理や給与計算が負担となります。正社員の事務的な負担を減らすためには、勤怠管理システムが役立つところがポイントです。

・退勤システムは代理店を通じて選ぶとスムーズ
勤怠管理システムを導入するには、代理店と相談するとスムーズに行えます。いくつかのプランから自社の需要を満たすものを選択する方法が一般的です。その後、料金の見積もりを確認してから契約します。代理店で契約することによって、初期設定やセットアップを行う手間がかかりません。ネットワークシステムの知識がない経営者でも、問題なく導入できるので、初めて導入する方でも安心して紹介できます。

USENの勤怠システムの特徴

USENの勤怠管理システムの特徴を知っておくことで、紹介する際の参考にできます。ここでは性能や料金に関する特徴とメリットを紹介しましょう。

・初期費用が安く済む
USENの勤怠管理システムは、出退勤の時刻を管理するモバイル端末、もしくはタブレットにアプリを入れるだけで使えます。社内ネットワークにシステムを組み込んだり、特別なネットワークを構築したりする手間はかかりません。導入コストも安く済むことから、開業間もない経営者さまにも提案できます。

・多機能なシステムで導入のメリットが大きい
USENの勤怠管理システムには、効率的な運用を助ける仕組みが多くあります。オーナー専用のアプリでは、リアルタイムで勤怠状況の確認が可能です。離れた場所から現場の状況が分かる機能は、複数店舗を管理している経営者さまから支持されます。

管理者用の仕組みは、オーナー専用アプリだけではありません。WEB管理画面では、勤怠情報の集約データを表示できます。データは、過去1ヶ月のスタッフの稼働状況やほしいデータが即座に検索可能です。

WEB管理画面には、シフト作成機能もあります。スタッフから提出された希望シフトをもとにスケジュールを作成する機能です。これらは全てクラウド上のシステムを利用して行えるため、店舗以外の場所でも操作できます。

・ほかのシステムと連動できる
集約した勤怠情報をCSV出力、給与管理ソフトに取り込むことで、実績をもとにした賃金の計算もスムーズです。毎月の集計、計算作業の労力を大幅にカットできることから、マネジメントを効率化できます。システム化することで人的なミスが起こりにくく、スタッフとのトラブル予防にも役立つでしょう。給与がしっかり反映されることで、モチベーションも高まります。

適切な勤怠管理は、経営者の責務です。サービス残業や長時間労働が表面化すれば、経営を揺るがす事態にもなりかねません。しかし、管理者の仕事は多岐にわたり、勤怠管理だけに時間を割くことは難しいのが現状です。勤怠システムの活用によって、働きやすい環境を実現したい経営者にも紹介できます。

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