飲食店でインターネットFAX導入前に知るべきデメリット｜後悔しない選択のために

インターネットFAX導入前に店舗経営者が知っておきたい基礎知識

インターネットFAXは、従来の電話回線を使わずにメールやクラウドといったインターネットの仕組みを介して、FAXを送受信できる新しい技術です。ここでは、インターネットFAXの基本的な特徴や従来型FAXとの違いを整理し、導入前に知っておくべきポイントを明確にします。

そもそもインターネットFAXとは？

インターネットFAXは、インターネットを利用してFAXを送受信するシステムです。従来型FAXは電話回線を使用し、紙での送受信が基本ですが、インターネットFAXはデジタルデータとして処理されるため、メールのようにパソコンやスマートフォンで確認できます。この違いにより、紙の無駄を減らし、場所を選ばずに利用できるというメリットがあります。

さらに、インターネットFAXはクラウドストレージにデータを保存することが可能です。これにより、過去のFAXを簡単に管理できる利点があります。しかし、インターネット環境に依存するため、通信障害が発生した場合の業務への影響も考慮する必要があります。

インターネットFAXの仕組み

従来型FAXが電話回線（アナログ回線など）を介してFAX機同士が直接「ピーヒョロロ」という音（G3規格の音声信号）で画像情報をやり取りするのに対し、インターネットFAXは、一般的に以下のステップでデジタルデータを処理します。

インターネットFAX送信のプロセス

パソコンやスマートフォンから、専用のWeb管理画面、あるいはEメールソフトを使ってFAXを送信します。

• 送信したい文書（Word, Excel, PDF等のファイル）をシステムにアップロードするか、Eメールの添付ファイルとして送信します。

• インターネットFAXサービス提供事業者のサーバーが、このデジタルデータをFAX信号（G3規格）に変換します。

• 変換されたFAX信号は、IP網（インターネット回線）を経由して相手先のFAX機またはインターネットFAXサービスに送信されます。

• 受信側が従来型FAX機を利用している場合、その機器がアナログ回線と接続されており、通常のFAX信号として受信されます。

インターネットFAX受信のプロセス

• 送信側のFAX機から送られてきたFAX信号は、インターネットFAXサービス提供事業者のサーバーで受信されます。

• サーバーが、受信したFAX信号をデジタルデータ（PDFやTIFFなどのデータファイル）に変換します。

• 変換されたデジタルデータは、登録されたEメールアドレスに添付ファイルとして送信されるか、Webブラウザ上の専用管理画面に保存されます。

このような仕組みによって、パソコン、スマートフォン、タブレットなど、インターネットに接続できるデバイスからいつでもどこでもFAXの内容を確認できるようになります。

従来型FAXとのコスト・利便性比較

インターネットFAXは、従来型FAXと比べて初期導入費用が安価に抑えられることが多いです。高額なFAX機本体（数万円〜数十万円）の購入費や、複合機を導入する際のリース契約費用が不要なため、初期投資を抑えたい飲食店経営者にとっては魅力的な選択肢です。また、月額数百円～数千円程度から利用できる月額料金制のサービスが多く、利用状況に応じたプラン選択が可能です。

一方で、従来型FAXは、FAX機本体の購入費用または複合機のリース契約費用が発生します。FAX専用の電話回線を引く場合は、回線工事費と月々の基本料金も必要となります。ただし、FAXの利用頻度が極めて低い場合や、インターネット環境が不安定な場所にある店舗の場合は、従来型FAXが向いているケースもあります。どちらを選ぶかは、店舗の運営スタイルや立地条件に応じて判断することが重要です。

インターネットを利用したFAXのメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。

FAXを携帯で送受信する方法とそのメリットとは？ビジネスでの活用術を解説

飲食店経営者は要チェック！インターネットFAXのデメリット

インターネットFAXはコストや紙の無駄を省ける、便利な通信手段として注目されています。しかし、導入を検討する際には、そのデメリットも理解しておく必要があります。ここでは、飲食店経営者がインターネットFAXを導入する前に知っておくべき4つのデメリットを詳しく解説し、後悔しない選択をサポートします。ぜひ、導入前にこれらの情報を参考にしてください。

FAX送信に時間がかかることがある

インターネットFAXは、データ送信完了までの時間が長くなることがあります。従来型FAXでは、紙のサイズや解像度に物理的な制約がありましたが、インターネットFAXはデジタルデータを扱うため、高解像度の画像や写真を含む資料、多数のページにわたる文書なども送信できてしまいます。この大容量データをFAX信号に変換する際、処理時間が長くなります。そのため、インターネットFAXを利用する際は、送信するデータの内容やサイズを考慮して、適切なタイミングでの送信を心がけることが重要です。

通信障害が起きた場合、業務に深刻な影響が出る

インターネットFAXは、使用中のインターネット回線や契約中のプロバイダ側で通信障害が発生すると業務に大きな影響を及ぼします。特に、飲食店では注文や仕入れのやり取りがスムーズに行われないと、営業に支障をきたす可能性があります。通信障害は予期せぬタイミングで発生することがあるため、常にそのリスクを考慮し、バックアップ策を講じることが重要です。

受信漏れ・送信ミスで重要情報を逃がす可能性がある

インターネットFAXの使用中に、受信漏れや送信ミスが発生することがあります。通信障害だけでなく、FAX送信先の入力ミスや、送信ファイル形式の問題で送受信エラーが起きると、重要な注文書や契約書が正しく届かない場合があり、業務に支障をきたすこともあります。特に飲食店では、食材の発注ミスが営業に直結するため、受信漏れを防ぐための確認体制をしっかりと整えることが求められます。

セキュリティ面でのリスクが発生する可能性がある

インターネットFAXは、インターネットを介して情報を送受信するという特性上、セキュリティリスクが伴います。飲食店では顧客の予約情報を扱う機会が多いため、セキュリティ対策を徹底することが不可欠です。特に、顧客の氏名、連絡先、アレルギー情報といった個人情報が漏洩すると、顧客からの信頼を失うだけでなく、法的な責任を問われる可能性もあります。データの暗号化やアクセス制限を設けるなど、セキュリティ強化に努めましょう。

デメリットを踏まえて判断！インターネットFAX導入時の注意点と対策

これまで述べてきたインターネットFAXのデメリットを踏まえ、飲食店経営者がインターネットFAXを導入する際に知っておくべき注意点と対策を詳しく解説します。後悔しない選択をするために、事前に理解しておくべきポイントを押さえましょう。

送信ファイルとタイミングの最適化

写真や大きな画像を多く含む文書を送信する場合は、事前に画像の解像度をFAX送信に十分なレベル（例えば200dpi程度）に下げたり、ファイルサイズが小さくなるよう圧縮することで、変換処理にかかる時間とデータ伝送量を減らすことができます。非常に多数のページにわたる文書は、複数回に分けて送信することも検討すると良いでしょう。また、急ぎでないFAXは、業務に余裕のある時間帯に送信するよう計画することも大切です。

通信障害を想定したバックアップ策の準備

インターネットFAXは、通信障害が発生した場合に業務に支障をきたす可能性があります。バックアップ策として、従来型FAXを併用することや、重要な書類は事前にダウンロードしておくこと、FAX以外の連絡手段（電話、メール、LINEなど）を取引先と確認し、緊急時の連絡フローを確立しておくことが推奨されます。また、通信障害が発生した際の対応手順をスタッフ全員で共有し、迅速に対応できる体制を整えることが重要です。

受信漏れを防ぐための確認体制構築

受信漏れは、重要な情報を逃してしまうリスクを伴います。これを防ぐためには、定期的な受信確認を行う体制を構築することが必要です。例えば、特定の時間帯に受信確認を行う担当者を決めたり、メール通知機能を活用して受信の有無を即時に確認できるようにすることが効果的です。また、FAXを送信する直前にもう一度送信先を確認する、重要なFAXを送信した際は相手に電話で受信確認を行うなど、店舗内や取引先との間で二重チェック体制を設けることも効果的でしょう。

セキュリティ対策を強化し顧客情報を守るための注意点

インターネットFAXの利用においては、十分なセキュリティ対策が欠かせません。顧客情報を守るためには、データの暗号化、二段階認証、アクセス制限機能などを提供している、信頼性の高いインターネットFAXサービスを選ぶと良いでしょう。また、FAX管理画面にログインする際のパスワードは複雑なものにし、定期的に変更することが重要です。さらに、FAX端末の定期的なセキュリティチェックを行い、システムの脆弱性を早期に発見し対策を講じることでも、情報漏洩のリスクを低減できます。

飲食店におけるインターネットFAXの代表的な活用事例

インターネットFAXは単なる通信手段ではなく、業務効率化、コスト削減、そして顧客対応の質向上に大きく貢献するツールとして多岐にわたる活用が可能です。ここでは飲食店におけるインターネットFAXの活用シーンを、具体的なイメージを挙げて解説します。

予約確認業務の効率化と顧客体験の向上

飲食店では、電話予約の際に確認書をFAXで送る、または旅行会社や宿泊施設から団体客の予約詳細をFAXで受け取るといったケースが少なくありません。従来型FAXでは、予約確認書の印刷や、受信した用紙の保管に手間とコストが発生していました。インターネットFAXを導入することで、これらの予約確認書や予約詳細がデジタルデータ（PDFなど）として直接、指定のメールアドレスに届きます。これにより、紙の無駄をなくし、保管スペースも不要になります。

また、開店準備中や営業中であっても、モバイル端末からFAXを確認できることも重要です。例えば、店舗の固定電話回線が混み合っている最中や、仕入れ作業で厨房にいる間でも、スマートフォンやタブレット端末でリアルタイムにFAX着信を通知で受け取り、内容を確認できます。その結果、顧客からの急な予約変更やキャンセル、問い合わせに迅速に対応できるようになり、顧客満足度を高められます。それと同時に、見込み客を逃すなどの機会損失も防ぐことができます。

仕入れ先との発注業務の効率化

多くの飲食店では、食材や酒類などの仕入れ先にFAXで発注書を送る文化が根強く残っています。インターネットFAXを使えば、パソコンで作成した発注書（ExcelやPDFなどのファイル）を、印刷することなく直接FAXとして送信できます。そのため、印刷の手間や紙代、トナー代といった消耗品コストを削減できます。

また、手書きの発注書をFAXで送る際に起こりがちな、誤送信や文字の読み間違いといったヒューマンエラーのリスクも低減できます。さらに、店長や仕入れ担当者が市場や商談で外出している時でも、モバイル端末から必要な発注作業を完了させたり、仕入れ先からの返信（受領確認FAXなど）を即座に確認したりすることが可能です。これにより、業務の場所にとらわれない柔軟な働き方を可能にし、仕入れのタイミングを逃さずに済むなど、ビジネスチャンスを最大化します。

 営業時間外・定休日対応のスムーズ化

飲食店は営業時間が限られているため、営業時間外に届くFAXの対応は課題となりがちです。電話対応が難しい夜間や定休日に届いた発注等も、インターネットFAXなら翌朝や外出先からすぐにデジタルデータで確認できます。そのため、営業開始と同時にスムーズに業務を始められ、対応の遅れによるクレームや機会損失を防ぐことができます。紙のFAX機のように、翌日まで電源を入れっぱなしにしておく必要もありません。

このように、インターネットFAXは飲食店の運営において、時間とコストの両面での効率化を実現するツールとして活用されています。

インターネットFAXのデメリットが気になる方へ｜おすすめソリューションを紹介

インターネットFAXを導入したいと考えている飲食店経営者の皆様にとって、これまでご紹介したデメリットは大きな懸念材料となるかもしれません。しかし、これらのデメリットをカバーできる様々なサービスが提供されています。例えば、通信障害を回避するためのバックアップ機能を備えたサービスや、セキュリティ対策が強化されたサービスを導入することで、重要な情報の漏洩を防ぎ、安全性を確保できます。また、初めての店舗開業でも安心して利用できるよう、サポート体制が充実しているサービスを選ぶことも重要です。

株式会社USENが提供する「USEN PHONE」は、FAXの機能を併せ持つ店舗向けIP電話サービスです。指で直接画面に文字や図を書き込んで送れるほか、カメラで撮影した画像もFAXとして送信できます。また、サポートは24時間年中無休で受け付けているため、はじめて店舗を開業する際の導入でも安心です。さらに、USENは店舗運営に必要なインターネットサービスや店舗BGMサービスも用意しており、USEN PHONEとのセットでお得なプランを提供しています。

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このようなサービスを活用することで、インターネットFAXのデメリットを最小限に抑え、店舗運営をスムーズに進めることができます。

飲食店経営者がインターネットFAX導入のデメリットを知った上で納得できる選択を

飲食店における業務効率化の手段として、インターネットFAXは有効です。しかし、デメリットを無視したまま導入を進めると、後悔する可能性があります。通信障害やセキュリティリスクといった問題点は、事前にしっかりと把握しておくことが重要です。

これらのデメリットを知った上で、適切な対策を講じることで、インターネットFAXの利便性を享受しつつ、リスクを最小限に抑えることが可能です。例えば、通信障害に備えてバックアップ策を講じたり、セキュリティ対策を強化することで、ビジネスの安定性と顧客の信頼を確保できます。最終的には、こうしたリスクと対策をしっかりと理解した上で、自店舗に最適な選択を行うことが、後悔しない決断につながるでしょう。